財(cái)務(wù)軟件輸入憑證的五大技巧

一、摘要輸入

　　會(huì)計(jì)憑證摘要多為中文，如果你的打字速度不快，輸入憑證的速度就會(huì)受到影響，提高輸入速度的重要技巧是常用摘要的編輯。首先增加常用摘要，可點(diǎn)擊【增加】按鈕，新增一條常用摘要，錄入常用摘要編碼(用以標(biāo)識(shí)某常用摘要。在制單中錄入摘要時(shí)，用戶只要在摘要區(qū)輸入該常用摘要的編碼，系統(tǒng)即自動(dòng)調(diào)入該摘要正文和相關(guān)科目)、常用摘要正文內(nèi)容(結(jié)合本單位的實(shí)際情況，輸入常用摘要的正文)、相關(guān)科目(如果某條常用摘要對(duì)應(yīng)某科目，則可以在此輸入，在調(diào)用常用摘要的同時(shí)，也將被一同調(diào)入，以提高錄入速度)，這些信息可任意設(shè)定并在調(diào)用后可以修改補(bǔ)充。那么在填制憑證時(shí)，在調(diào)用常用摘要的同時(shí)，自動(dòng)調(diào)入相關(guān)科目，提高憑證錄入效率。其次增加常用摘要，只需選擇某條常用摘要，點(diǎn)擊【選入】按鈕即可以調(diào)用常用摘要。這樣可以提高憑證輸入工作效率。

　　二、科目代碼輸入

　　會(huì)計(jì)軟件中的科目代碼是為提高會(huì)計(jì)軟件的運(yùn)算速度和精度而設(shè)計(jì)的。輸入記賬憑證時(shí)只需輸入科目代碼，操作較簡(jiǎn)單。但要求用戶輸入確定的科目代碼，而用戶對(duì)會(huì)計(jì)科目較熟悉，對(duì)科目代碼卻不一定能記得準(zhǔn)確，如果用戶輸入了未經(jīng)定義的科目代碼，軟件系統(tǒng)將提示科目不在，需重新輸入，如果用戶輸入的科目代碼并非所需，可從軟件系統(tǒng)中的科目代碼表中查找所需科目，更改科目代碼。如果科目數(shù)量較多，人工逐頁(yè)查找也很費(fèi)事。事實(shí)上，許多會(huì)計(jì)軟件的科目代碼表都能模糊快速定位，會(huì)計(jì)人員記不準(zhǔn)確的科目多為明細(xì)科目，其所屬總賬科目或上級(jí)科目一般較明確，輸入此類(lèi)科目時(shí)，干脆只輸入到其上級(jí)科目的代碼，由于系統(tǒng)只能接受最明細(xì)的科目，此時(shí)將打開(kāi)科目代碼表，并指向剛輸入的上級(jí)科目，所要查找的明細(xì)科目應(yīng)就在附近，省去多余的翻頁(yè)查找操作。還有一個(gè)更為簡(jiǎn)捷的方法，是在科目設(shè)置時(shí)的“助記碼”中輸入能夠幫助你記憶的代碼，比如“工商銀行”明細(xì)科目可以設(shè)置成為“gh”代碼，那么你輸入“工商銀行”明細(xì)科目時(shí)可以輸入“gh”代碼。

　　三、金額輸入

　　按照會(huì)計(jì)制度的有關(guān)規(guī)定，記賬憑證可以一借多貸，多借一貸，在輸入完多借或多貸的分錄后，輸入一貸或一借分錄的金額時(shí)可參照合計(jì)欄中的金額輸入，省去人工計(jì)算合計(jì)的麻煩，有些商品軟件還提供了自動(dòng)獲取金額的功能鍵。

　　四、常用憑證

　　在單位里，會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)都有其規(guī)范性，因而在日常填制憑證的過(guò)程中，經(jīng)常會(huì)有許多憑證完全相同或部分相同，如果將這些常用的憑證存儲(chǔ)起來(lái)，在填制會(huì)計(jì)憑證時(shí)可隨時(shí)調(diào)用，必將大大提高業(yè)務(wù)處理的效率。關(guān)鍵是如何增加常用憑證，點(diǎn)擊【增加】按鈕，新增一張常用憑證，輸入編號(hào)，編號(hào)是調(diào)用常用憑證的依據(jù)，所以必須唯一。必須選擇憑證類(lèi)別，方便以后參照調(diào)用常用憑證時(shí)，只顯示該憑證類(lèi)別范圍內(nèi)的常用憑證。另外如何調(diào)用常用憑證也很重要，調(diào)用方法一：在制單時(shí)單擊“編輯”菜單下的“調(diào)用常用憑證”，根據(jù)提示輸入常用憑證的編號(hào)，即可調(diào)出該常用憑證。若調(diào)出的常用憑證與當(dāng)時(shí)處理的業(yè)務(wù)有出入或缺少部分信息，則可直接將其修改成所需的憑證。調(diào)用方法二：在制單時(shí)單擊“編輯”菜單下的“調(diào)用常用憑證”，在輸入常用憑證的編號(hào)處按【f2】鍵，屏幕顯示常用憑證定義窗，將光標(biāo)移到要調(diào)用的常用憑證，點(diǎn)【選入】按鈕或按[f3]鍵，可選入要調(diào)用的常用憑證。

　　五、編制會(huì)計(jì)分錄中的技巧

　　(1)會(huì)計(jì)分錄盡可能細(xì)。記賬憑證是賬務(wù)處理的原始資料，所有賬簿都是根據(jù)記賬憑證的分錄來(lái)登記的，分錄越詳細(xì)，賬簿也越詳細(xì)。為日后查賬方便、快捷，在編制記賬憑證時(shí)，應(yīng)盡可能詳細(xì)，甚至可以每張?jiān)�始憑證編制成一條分錄，摘要也應(yīng)詳細(xì)說(shuō)明。不過(guò)這樣會(huì)使記賬憑證的輸入量加大，但為日后用賬考慮，這樣做還是值得的。

　　(2)沖減收入或費(fèi)用以紅字或負(fù)數(shù)反映。在輸入收入和費(fèi)用類(lèi)科目的記賬憑證時(shí)，如果發(fā)生額的方向與該類(lèi)科目余額方向相反，如沖減收入或費(fèi)用，應(yīng)將金額以紅字或負(fù)數(shù)方式輸入到與該類(lèi)科目的余額相同的方向，收入類(lèi)為貸方，費(fèi)用類(lèi)為借方。這樣做的目的是為編制報(bào)表公式簡(jiǎn)捷，有些報(bào)表需要取某一會(huì)計(jì)期間某些科目的發(fā)生額，如損益表，損益類(lèi)科目期末結(jié)轉(zhuǎn)后沒(méi)有余額，必須用科目的發(fā)生額填報(bào)。如果沖減費(fèi)用金額記入貸方，報(bào)表所需的期間借方發(fā)生額就不正確，還應(yīng)扣除沖減的費(fèi)用，如取借貸方發(fā)生額的差，由于貸方發(fā)生額中包括期末結(jié)轉(zhuǎn)金額，差為0，由計(jì)算機(jī)識(shí)別自動(dòng)匯總沖減的費(fèi)用比較困難，不如在編制會(huì)計(jì)分錄時(shí)以紅字或負(fù)數(shù)反映沖減的費(fèi)用和收入。