速達3000-手機流通行業(yè)解決方案
一、行業(yè)特點分析
1、進入21世紀以來，在高新技術(shù)的帶動下，數(shù)碼產(chǎn)品已成為消費電子市場的亮點，在中國正在擁有越來越多的家庭用戶。而手機，作為一種高端數(shù)碼產(chǎn)品，其發(fā)展更是日新月異。手機行業(yè)的主要特點是：
庫存周轉(zhuǎn)快
手機行業(yè)對產(chǎn)品的周轉(zhuǎn)要求很高，一筆銷售訂單可以觸發(fā)整個采購、訂單履行、分銷財務(wù)等整個供應(yīng)鏈和庫存的變化，需要企業(yè)對庫存嚴格控制和對市場做出及時的反應(yīng)，降低成本，提高存貨周轉(zhuǎn)率和市場占有率。
分銷網(wǎng)絡(luò)密集
手機銷售企業(yè)的銷售網(wǎng)絡(luò)對需求做到快速反應(yīng)。運輸和路線管理幫助企業(yè)優(yōu)化資源配置。倉庫和物流管理幫助企業(yè)降低存貨水平。
市場瞬息萬變
企業(yè)需要強有力的系統(tǒng)提供預(yù)測信息、決策數(shù)據(jù)，這樣企業(yè)便可以調(diào)整自己的策略以適應(yīng)市場。做到計出萬全，從而應(yīng)付各種局面。
品牌功能的多樣化
手機行業(yè)對市場的變化很敏感，一般采用批量采購方式，在庫存管理方面，對市場主流和品牌的多樣化必須保持清醒的認識，需要靈活的處理與控制方式，從而降低成本和風(fēng)險。
二、系統(tǒng)方案
為使企業(yè)能更好地利用速達3000PRO管理企業(yè)的日常業(yè)務(wù)，更好地促進部門間信息的共享，我們特推薦如下的硬件操作平臺及網(wǎng)絡(luò)環(huán)境：
（1）計算機配置方案
操作系統(tǒng)
服務(wù)器端
WindowsXP、Windows2000 SERVER或更高版本
客戶端
Windows2000、WindowsXP或更高版本
數(shù)據(jù)庫
MS-SQL SERVER2000或MSDE2000
網(wǎng)絡(luò)協(xié)議
TCP/IP
作為手機的零售企業(yè)，日常的業(yè)務(wù)量非常繁多，數(shù)據(jù)量也較為龐大，同時，企業(yè)須隨時查詢產(chǎn)品的庫存數(shù)量及其庫存成本，因此，在配置服務(wù)時，我們必須考慮服務(wù)器必須具備安全性、穩(wěn)定性、快速性等困素，基于以上的原因，我們建議系統(tǒng)的服務(wù)器的配置相對較高，如有條件的企業(yè)，服務(wù)器可使用帶SCSI硬盤、INTEL XEON處理器這些高端的設(shè)備作為服務(wù)器。
對于操作系統(tǒng)的選擇，由于系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)平臺為一個對等的網(wǎng)絡(luò)，為考慮到綜合性能的使用，服務(wù)器的配置建議采用MICEOSOFT WINDOWS2000 SERVER版本或更高版本，其他的客戶機建議在MICEOSOFT WINDOWS2000 PROFESSIONAL平臺下使用。
（2）網(wǎng)絡(luò)拓樸架構(gòu)
在架構(gòu)企業(yè)網(wǎng)絡(luò)架構(gòu)時，我們既要考慮到當前使用的實際應(yīng)用，也須考慮到將來企業(yè)的發(fā)展需求，為使企業(yè)能在一個高效的環(huán)境下應(yīng)用系統(tǒng)，我們提議企業(yè)采用如下的網(wǎng)絡(luò)拓樸架構(gòu)：
三、行業(yè)屬性設(shè)定
1、針對手機行業(yè)的特點，其賬套參數(shù)設(shè)置如下：
（1）所屬行業(yè)及納稅性質(zhì)：商品流通企業(yè)（一般納稅人）設(shè)置該選項可參照企業(yè)的營業(yè)執(zhí)照。
進銷存系統(tǒng)與賬務(wù)系統(tǒng)結(jié)合使用：是考慮到手機行業(yè)中，單據(jù)業(yè)務(wù)量非常繁多，但人員的配備相對較少，因此，為簡化管理流程，提高工作效率，我們建議，進銷存系統(tǒng)與賬務(wù)系統(tǒng)結(jié)合使用。進銷存系統(tǒng)與賬務(wù)系統(tǒng)結(jié)合使用有著非常多的優(yōu)點，比如講，當采購部門填制采購類單據(jù)后，系統(tǒng)將自動生成一張與之相關(guān)的記賬憑證，這樣，部門與部門的協(xié)作就更加緊密，大大改進了日常工作流程，并大大提高了工作的效率。
（3）科目級長：4-4-3-2-2-2
對科目級長的管理，我們實際六級管理制。
在進銷存與賬務(wù)系統(tǒng)結(jié)合使用的情況下，考慮到手機行業(yè)的往來單位用戶數(shù)量較多，一般數(shù)量在700-800左右，為了企業(yè)日后發(fā)展的需要，在設(shè)置二級長度時，我們遵循“取大優(yōu)先、預(yù)留發(fā)展”的原則，我們將二級科目長度設(shè)定為4。
（4）倉庫庫存選項：禁止負庫存出庫及期未負庫存結(jié)賬
為了便于成本的核算、為方便月未企業(yè)部門間的對賬，在倉庫庫存選項的設(shè)定上，我們建議禁止負庫存出庫的業(yè)務(wù)，同時禁止企業(yè)期未負庫存結(jié)賬。
負庫存出庫，它在成本運算時，造成成本運算的錯誤，同時，負庫存出庫，將給倉庫的管理也造成一定的影響，因此，為了讓企業(yè)決策層了解到當前企業(yè)的庫存成本，掌握當前企業(yè)的經(jīng)營信息，我們避免采用負庫存設(shè)置選項。
（5）價格跟蹤方式：以參考價
當前的手機行業(yè)，競爭非常激烈，價格競爭是保證企業(yè)在競爭中取得優(yōu)勢的一個有力的手段，為更緊密地收集市場信息，加快企業(yè)對市場的反應(yīng)力度，因此，我們建設(shè)價格跟蹤統(tǒng)一采用以參考價跟蹤這種價格跟蹤方式。
采用以參考價跟蹤方式，企業(yè)只須把收集回來的價格信息依次填寫到貨品資料中，當日后企業(yè)填制采購類或銷售類單據(jù)時，系統(tǒng)即提供某手機最近的參考進價及參考售價，這樣大大地方便企業(yè)對價格的調(diào)控力度。
（6）憑證字：收、付、轉(zhuǎn)
系統(tǒng)共提供了“記”、“收、付、轉(zhuǎn)”、“現(xiàn)收、現(xiàn)付、銀收、銀付”、“轉(zhuǎn)”三種憑證字，在設(shè)置該選項時，我們建議企業(yè)采用“收、付、轉(zhuǎn)”這種憑證字。
（7）賬套啟用日期：2006-01-01
在賬套啟用日期的設(shè)置上，我們建議是每月的第一天。
2、資料及編碼制定規(guī)則
（1）地區(qū)資料
根據(jù)我國地域的劃分及涂料企業(yè)的特點，為統(tǒng)計企業(yè)各地區(qū)的銷售狀況，我們對地區(qū)資料實行三級管理，即“片區(qū)—省—市”的管理制度，片區(qū)包括華北、華南、華東等若干大區(qū)，在片面下設(shè)省級管理，省級下再設(shè)市級管理，這樣，既保證了企業(yè)當前銷售政策的執(zhí)行，也便于企業(yè)管理者對各地區(qū)銷售的統(tǒng)計。
（2）部門資料及員工資料
手機流通行業(yè)的部門包括管理部門（經(jīng)理辦公室）、銷售部、財務(wù)部、倉管等部門，我們把這些部門依次地錄入到“部門資料”中。
“員工資料”可記錄員工的姓名、籍貫、學(xué)歷、所屬部門、聯(lián)系方式等有關(guān)資料，錄入員工資料，可實行簡單的人事管理，同時也便于對管理者對員工信息的了解。員工資料的編碼方法如下：
y+員工順序號
“y”字母代表員工，員工順序號為員工入職的先后順序，最早入職的員工，我們可將其編碼設(shè)為“y0001”，然后依次地進行輸入。
手機行業(yè)的工資發(fā)送方式采用“月度”工資，因此，在輸入員工資料時，企業(yè)還須把員工的基本工資料隨同錄入，如某員工為企業(yè)的業(yè)務(wù)員，我們還須選擇“業(yè)務(wù)員”該選項。
（3）客戶資料
“客戶資料”可記錄企業(yè)往來客戶的簡稱、全稱、所屬地區(qū)、網(wǎng)址、納稅號等有關(guān)信息，錄入客戶資料，可實行高效的客戶管理，同時也便于企業(yè)營銷工作的開展。
客戶資料編碼方法如下：
“k”+“客戶流水號”
“k”為客戶的第一個拼音字母，流水號，即錄入某客戶的先后順序號，比如，“蘇寧電器福田分店”，我們可將該公司的編碼設(shè)為“k0001”，這樣的編碼設(shè)定，大大方便了操作員填制業(yè)務(wù)單據(jù)時的檢索效率，同時也方便了企業(yè)管理者對客戶資料的查閱。
（4）供應(yīng)商資料
“供應(yīng)商資料”可記錄企業(yè)供貨商的簡稱、全稱、所屬地區(qū)、網(wǎng)址、納稅號等有關(guān)信息。
在實際工作中，制定科學(xué)的、可行的供應(yīng)商編碼就非常重要，經(jīng)過我們科學(xué)的分析，供應(yīng)商資料編碼方法如下：
“g” +“供應(yīng)商流水號”
“g”為供應(yīng)商的第一個拼音字母，流水號，即錄入某供應(yīng)商的先后順序號，比如，“廣州遠揚通訊器材”，我們可將該公司的編碼設(shè)為“g0001”，這樣的編碼設(shè)定，大大方便了操作員填制業(yè)務(wù)單據(jù)時的檢索效率，同時也方便了企業(yè)管理者對客戶資料的查閱。
（5）倉庫資料
在例子中，企業(yè)的倉庫包括總部倉庫、分倉庫1、分倉庫2、分倉庫3四個倉庫，在實際應(yīng)用中，我們只須依次把以上的倉庫信息錄入即可。
（6）貨品類別
作為一個手機品銷售企業(yè)，其管理的貨品非常多，因此，我們有必要地對這些貨品分門別類地進行管理，設(shè)置貨品類別成為了管理貨品的有力手段。
在實際工作中，對手機流通企業(yè)的貨品類別管理，可實行“統(tǒng)籌安排、兼顧應(yīng)用、分類管理、從大到小”的設(shè)定原則，對貨品類別實際三級類別管理。“統(tǒng)籌安排、兼顧應(yīng)用、分類管理、從大到小”，即對貨品的類別，統(tǒng)一由銷售部門設(shè)定，在設(shè)定貨品類別時，必須先考慮到企業(yè)日后的實際應(yīng)用，然后再按照手機的功能特性及品質(zhì)特性進行類別的劃分，再按照類別的級別依次進行設(shè)定。完整的貨品類別設(shè)定方法如下：
類別+牌子+流水號
在手機流通企業(yè)中，手機、零配件、電話等可作為一級類別，某大類下的牌子，可作為二級類別，而該品牌下的一個系列，可設(shè)為三級類別。比如，“手機à三星àD608”這個例子，手機即為一級類別，三星作為一個手機品牌，我們可將其設(shè)為二級類別，D608作為三星的系列，可作為三級類別而存在。
（7）貨品資料
“貨品資料”可記錄企業(yè)庫存商品的簡稱、全稱、成本核算方法、價格信息、所屬貨品類別等有關(guān)信息。
①貨品編碼
為更科學(xué)、更高效、更合理對企業(yè)庫存進行管理，就必須對貨品進行數(shù)字化、編碼化的管理，貨品編碼管理的方法，一般有兩種方法：
A、類別+品牌代碼+流水號
B、類別+具有描述意義的n位數(shù)字
上述兩種貨品編碼方法，類別下還可進行細分，即類別可以細分為“大類別.小類別.更小類別”這樣的編碼方法。采用第一種方法，貨品編碼會變的簡短，而且方便輸入，但不方便記憶。采用第二種方法，貨品編碼具有描述意義但是編碼太長，輸入不方便。
綜合考慮到手機流通企業(yè)的特性，我們決定采用第一種貨品編碼管理方法。
制訂貨品編碼前，我們可先對類別、品牌、系列進行編碼制訂，制定該編碼后，我們可將該編碼用EXCEL的方式保存或打印出來，這樣，將有助于日后企業(yè)對貨品編碼的制訂。
考慮到當前企業(yè)的應(yīng)用需要及日后的發(fā)展，我們統(tǒng)一把貨品編碼的長度定義為5位，編碼級長采用“1-4”編碼制，即第一位數(shù)字代表類別代碼，緊接著的四位數(shù)字為該系列的流水號。
比如，制定貨品“三星D608”的編碼時，我們首先分析，該貨品屬于“手機類”，用“S”來表示，接下來是四位的流水號，所以，手機三星D608可以用編碼“S-0001”來表示
②成本核算方法
根據(jù)國家稅法的要求及手機商品存貯和快速流通的特點，成本核算方法，我們采用“個別指定法”這種存貨計價方法，采用該計價方法，操作方法比較簡便，同時，能夠真實、準確、直觀地反應(yīng)貨品的成本。
③其他設(shè)置
為加快制單人員錄入單據(jù)的速度，企業(yè)還可設(shè)置“貨品條碼”及“助記碼”。
（8）貨品價格信息
在設(shè)置“賬套選項”時，我們設(shè)置了“按參考價”這種價格跟蹤方式。參考價包括參考進價及參考售價兩個價格，我們可將以上的參考價于“設(shè)置貨品價格”依次進行輸入。
（9）會計科目
設(shè)置“會計科目”時，企業(yè)可參照原來企業(yè)的手工賬，把原來手工賬時用到的會計科目，逐一錄入到系統(tǒng)中。
（9）存貨類型
存貨類型設(shè)置的好壞，關(guān)系到整個進銷存系統(tǒng)與賬務(wù)系統(tǒng)的鏈接，因此，存貨類型必須設(shè)置正確。為了簡化日常的工作，結(jié)合手機行業(yè)使用的特點，“存貨類型”均使用系統(tǒng)默認的存貨類型，即“庫存商品”、“主營業(yè)務(wù)收入”、“主營業(yè)務(wù)成本”下不設(shè)明細會計科目，這樣，當企業(yè)新增貨品時，該貨品對應(yīng)的“存貨類型”統(tǒng)一選擇“庫存商品核算”。
（10）收付款賬戶
經(jīng)我們研究，作為流通型企業(yè)，每天的業(yè)務(wù)往來非常多，比如現(xiàn)金的收支、賬戶資金的劃轉(zhuǎn)，為了方便統(tǒng)計企業(yè)資金的收付，了解每筆資金的來龍去脈，因此，我們必須定義“收付款賬戶”。
收付款賬戶的設(shè)置工作，可于設(shè)置會計科目后進行。比如，我們在“銀行存款”下設(shè)立了“招商銀行”及“工商銀行”兩個會計科目，因此，為了區(qū)分企業(yè)銀行賬戶，我們可于“收付款賬戶”下設(shè)“招商銀行”及“工商銀行”兩個銀行存款賬戶。
（11）收支類別
除采購、銷售業(yè)務(wù)外，企業(yè)在經(jīng)營過程中，還會產(chǎn)生一些經(jīng)營費用，如何控制、如何管理企業(yè)日常的開支，成為企業(yè)開源節(jié)流的關(guān)鍵。
為了更科學(xué)地對企業(yè)的收入費用進行管理，通過設(shè)置“收支類別”即可實現(xiàn)，在以往，企業(yè)的日常開支、營業(yè)外收入均由會計人員錄入，這樣，一方面，會計的工作量非常繁多，另一方面，重復(fù)性工作影響了企業(yè)運營的效率。
收支類別的設(shè)置，可于設(shè)置會計科目后進行。比如，我們在“管理費用”下設(shè)立了“辦公費”及“業(yè)務(wù)招待費”等會計科目，為有效地對企業(yè)的收入、支出項目進行管理，我們可于“收支類別”下設(shè)置類似于“管理費用—辦公費”、“管理費用—業(yè)務(wù)招待費”等類別。
3、權(quán)限控制
企業(yè)管理系統(tǒng)不是一個人就可以獨立操作的，它需要企業(yè)內(nèi)部各個職能部門共同協(xié)調(diào)運用和執(zhí)行，因此，我們必須對各部門的操作人員使用系統(tǒng)的權(quán)限進行設(shè)置。
在權(quán)限設(shè)定前，企業(yè)必須統(tǒng)計操作本系統(tǒng)的使用部門及各部門的操作人員名單，比如，本例子中，使用本系統(tǒng)的部門及人員如下：
銷售部：湯思敏、許月華
倉管：劉健華
財務(wù)：宋鴻玲、譚廣德
了解使用部門及使用人員后，我們權(quán)限設(shè)定時，可以使用如下的授權(quán)策略：
操作員—>組—>授權(quán)
比如，湯思敏與許月華為銷售部員工，在企業(yè)的應(yīng)用中，根據(jù)該員工的工作性質(zhì)，他們只能填制銷售類單據(jù)及查看銷售類報表，因此，在“操作員定義及權(quán)限”時，企業(yè)可把銷售部看成是一個“銷售組”，然后再對該“銷售組”進行統(tǒng)一的授權(quán)（即授予該“組”具有相應(yīng)的銷售權(quán)限，可授予該部門具體查看、瀏覽、新增、修改、刪除、執(zhí)行、打印、打印定制的權(quán)限），通過權(quán)限的分配后，湯思敏與許月華就自動繼承了“銷售組”的所有權(quán)限。通過這樣的授權(quán)方法，就可以大大地減少授權(quán)工作量，也簡化了授權(quán)的操作。
4、部門業(yè)務(wù)流程
（1）采購部門
采購部門主要處理企業(yè)采購貨品時所填制的采購類單據(jù)。
當企業(yè)與供應(yīng)商簽訂相應(yīng)的采購訂貨單時，湯思敏必須按要求填制采購訂單，在填制采購訂單時，必須注明該訂單的收貨日期，同時，必須把采購業(yè)務(wù)員名稱記錄在案，如果企業(yè)中止該訂單的執(zhí)行，湯思敏必須及時“中止”該訂單的執(zhí)行。
如企業(yè)收到對方訂購的商品，湯思敏必須辦理貨品的入庫手續(xù)，辦理入庫手續(xù)的類型有估價入庫、采購收貨及現(xiàn)款采購三種。如果企業(yè)用現(xiàn)款方式進行支付，則填制現(xiàn)款采購，如企業(yè)通過往來核算的方式，則填制采購收貨單，如果在收貨時，企業(yè)尚未收到對方的發(fā)票，則填制估價入庫單。
當企業(yè)需要支付對方供就商貨款時，湯思敏可根據(jù)采購收貨單來辦理采購付款。
速達5000電子行業(yè)方案
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