速達3000軟件汽車用品行業(yè)方案
操 作 說 明
――汽車用品行業(yè)演示賬套
基本信息：速達3000pro V8.5，管理員密碼為空。適用汽車用品行業(yè)。
一、建帳設(shè)置說明
賬套代號： sample1
企業(yè)名稱： 汽車用品行業(yè)演示賬套
所屬行業(yè)： 商品流通企業(yè)
納稅性質(zhì)： 一般納稅人
是否小企業(yè)會計制度：否
是否結(jié)合使用 進銷存與帳務(wù)結(jié)合使用
會計科目長度結(jié)構(gòu)： 4-4-3-2-2-2
憑證字： 收、付、轉(zhuǎn)
賬套啟用日期： 2006-1-1
注解：
說明3，本賬套主要用于汽車用品的進銷存業(yè)務(wù)演示，故選擇“商品流通企業(yè)”；
說明6，為突出“進銷存與財務(wù)一體化”的特色，此處設(shè)置為結(jié)合使用；
說明7，二級會計科目的長度與賬套所能允許的往來單位數(shù)量密切相關(guān)，目前估計有少于10000個的客戶或者供應(yīng)商數(shù)量，故設(shè)置為4位，即最多可以錄入9999個供應(yīng)商或者客戶資料；
說明9，以年度的第一個月份作為賬套的啟用月份，較具代表性，對接下來的統(tǒng)計工作也更直觀，所以設(shè)置為2006-1-1。
以上設(shè)置，在建賬完成后，都不允許更改。故，在設(shè)置時需慎重考慮。
二、賬套初始化設(shè)置說明
1、往來單位編碼設(shè)置說明：G01002，K01002
字母G、K分別代表供應(yīng)商和客戶，數(shù)字前兩位01代表地區(qū)，后三位002代表該地區(qū)的供應(yīng)商或客戶順序號。
2、貨品編碼設(shè)置說明：01030002，A0001
常規(guī)貨品的編碼為01030002，前兩位01代表該貨品所屬一級類別，3～4位03代表該貨品所屬二級類別，最后四位代表該二級類別中的貨品順序號；
特殊用途商品（如禮包、虛擬貨品）的編碼為A0001，字母A代表貨品的用途分類，后四位數(shù)字代表該類別中的貨品順序號。
初始化的其他需要注意的事項：
1、基礎(chǔ)資料的excel導入：
通過整理成excel電子表格的形式，可以將貨品資料和往來單位資料導入到賬套中，減少繁瑣的手工輸入過程。同時應(yīng)該注意excel表的格式，建議從演示賬套中導出一份表格以參考格式，excel表中單元格的內(nèi)容盡量避免使用特殊符號，半角逗號絕對不能出現(xiàn)。
2、貨品資料中相關(guān)信息的說明：
貨品資料的相關(guān)信息，如存貨類型、貨品屬性、成本核算方法、加權(quán)價都必須在初始化狀態(tài)時定義好。啟用帳套后，上述信息都不允許修改或補充。
3、期初往來款的錄入：
建帳時有期初往來款的，需要在初始化時在客戶資料或供應(yīng)商資料中的“實際欠款”中錄入，其中，預(yù)收和預(yù)付應(yīng)以負數(shù)錄入。期初往來款在賬套啟用之后將不允許更改或補充。
4、期初庫存的錄入：
期初的庫存必須在初始化貨品庫存中錄入，期初有委托代銷業(yè)務(wù)的必須在委托代銷初始化中錄入，期初有估價入庫業(yè)務(wù)的也必須在估價入庫初始化中錄入。以上三項在賬套啟用后將不允許修改或補充。
5、現(xiàn)金銀行開賬余額的錄入：
現(xiàn)金銀行賬戶的期初余額必須在初始化時錄入，賬套啟用后不允許修改或補充。
6、帳務(wù)初始化的數(shù)據(jù)錄入：
帳務(wù)數(shù)據(jù)初始化時，“本年年初”一欄不需要填寫，當填寫“期初余額”和“本年累計”之后，系統(tǒng)會自動計算出本年年初數(shù)。
特別注意：當初始化完成，準備啟用賬套之前，建議先對初始化狀態(tài)的賬套做一次備份，方便日后萬一發(fā)現(xiàn)初始化數(shù)據(jù)有誤時恢復(fù)數(shù)據(jù)進行更改，再重新啟用賬套。從而免去重新建帳的重復(fù)工作。
三、業(yè)務(wù)處理流程操作說明
1、采購管理
采購訂單只是一種對采購意向做記錄的單據(jù)，單據(jù)在保存后，不會對任何數(shù)據(jù)產(chǎn)生影響。如果訂單不需要執(zhí)行，可以使用“中止執(zhí)行”的功能使單據(jù)作廢；
估價入庫用于發(fā)生“貨已到、發(fā)票未到”的業(yè)務(wù)時對未知采購單價的貨品辦理暫時入庫的手續(xù)；當收到發(fā)票，只需開具采購收貨單，引用相應(yīng)的估價入庫單進行保存，系統(tǒng)會自動生成對應(yīng)的紅字估價單沖回原有估價單，并做相應(yīng)的會計處理；
采購收貨單用于對貨品辦理入庫手續(xù)，視情況可以引用采購訂單或估價入庫單進行編制，也可以直接開具；
采購付款是指對采購所發(fā)生的貨款進行支付。做應(yīng)付款或預(yù)付沖應(yīng)付時需引用對應(yīng)的采購收貨單，也可以直接做預(yù)付款或應(yīng)付轉(zhuǎn)預(yù)付。如果退回預(yù)付款，可直接做預(yù)付款的紅字單據(jù)。如果因退回已付款的收貨單、同時選擇了沖抵往來造成應(yīng)付款大于貨款，可使用應(yīng)付轉(zhuǎn)預(yù)付將紅字應(yīng)付轉(zhuǎn)為預(yù)付款；
采購?fù)素浻糜趯Σ少彽呢浧愤M行退貨的處理。正常情況下建議退貨時引用對應(yīng)的采購收貨單或現(xiàn)款采購單進行編制。一般情況下，已付清款項的采購收貨退回時使用“退回現(xiàn)款”，反之則使用“沖抵往來”。
現(xiàn)款采購用于對“一手交錢、一手交貨”這種及時付清往來款項的業(yè)務(wù)進行處理，可以免去先收貨、后付款的操作，使處理的過程更加簡單、直接。
2、銷售管理
銷售訂單、銷售開單、銷售收款、銷售退貨、現(xiàn)款銷售等單據(jù)與采購模塊中相應(yīng)單據(jù)的操作類似，不做重復(fù)解釋；
委托代銷用于將商品委托其他客戶進行銷售的業(yè)務(wù)處理，代銷結(jié)算是指對委托代銷的商品與受托客戶進行結(jié)算。如果發(fā)生代銷商品的退貨業(yè)務(wù)，未結(jié)算的商品直接在委托代銷單中選擇“委托退貨”的單據(jù)類型進行編制；如果商品已結(jié)算，則需要開具銷售退貨單并引用對應(yīng)的代銷結(jié)算單；
特別提醒：為了保證成本計算的準確性，一般不建議使用負庫存銷售的方式。
3、倉庫管理
對于汽車用品行業(yè)這種商品流通型企業(yè)而言，在日常業(yè)務(wù)中不存在生產(chǎn)過程，所以領(lǐng)料單、退料單、產(chǎn)品進倉單這三種單據(jù)一般不進行編制。當然，如果有領(lǐng)用辦公用品等特殊的行政領(lǐng)料業(yè)務(wù)發(fā)生時，可以使用領(lǐng)料單進行編制；另外需要注意的是，產(chǎn)品進倉單指的是產(chǎn)成品的驗收入庫，并不是對采購回來的貨品進行入庫，所以，在開具采購收貨單后，不能再開具相同的產(chǎn)品進倉單；
倉庫調(diào)撥單指的是對不同倉庫之間的貨品進行調(diào)撥處理。在本軟件中，只支持倉庫間的同價調(diào)撥，換而言之，調(diào)撥單中的貨品單價不允許修改；
庫存變動單用來處理庫存商品的臨時變動業(yè)務(wù)，如汽車用品行業(yè)可能用到的貨品樣品領(lǐng)用。開具庫存變動單之后，賬面的庫存數(shù)量不會改變，這一業(yè)務(wù)只會在實際庫存報表中反應(yīng)；
組裝與拆卸用于對可進行由若干獨立貨品合并成另一種獨立貨品，或者一獨立貨品分解成若干獨立貨品的業(yè)務(wù)處理。做組裝或拆卸之前，都需要先在組裝后或拆卸前的貨品的基本資料中設(shè)置組成元素資料；
庫存盤點用于對賬面庫存與實際的庫存之間的一致性進行盤點調(diào)整，或?qū)?jīng)營過程中商品的溢、損進行處理。其中，藍字表示盤盈，紅字表示盤虧；
存貨調(diào)價用于調(diào)整庫存商品的成本價。需要特別注意的是，存貨調(diào)價必須遵循會計的謹慎性原則和可變現(xiàn)凈值孰低法原則，在企業(yè)持續(xù)經(jīng)營中因歷史成本與市面價值出現(xiàn)偏差的情況時才進行成本價的調(diào)整。所以，不允許使用存貨調(diào)價單對由于操作失誤或者計算中出現(xiàn)的錯誤進行修正；
4、現(xiàn)金銀行
本模塊主要用于處理企業(yè)日常經(jīng)營活動中，對日常費用開支、其他業(yè)務(wù)款項和現(xiàn)金銀行中各賬戶相互轉(zhuǎn)賬等業(yè)務(wù)的處理。費用開支和其他收入可以用來處理在采購和銷售模塊中無法進行相應(yīng)處理的其他收付款業(yè)務(wù)。
5、帳務(wù)管理
進銷存和現(xiàn)金銀行中發(fā)生的業(yè)務(wù)，都將自動生成憑證。有需要的話，也可以在憑證錄入中手工編制記賬憑證。當然，為了進銷存系統(tǒng)的數(shù)據(jù)與帳務(wù)系統(tǒng)的數(shù)據(jù)保持一致，建議所有的業(yè)務(wù)處理都在進銷存系統(tǒng)中進行錄入，由系統(tǒng)生成對應(yīng)的機制憑證。
6、固定資產(chǎn)
固定資產(chǎn)增加、減少，工作量法進行計提折舊的固定資產(chǎn)的工作量錄入，都通過本模塊進行處理；
會計期間本期增加的固定資產(chǎn)本期不計提折舊，下期開始計提折舊；本期減少的固定資產(chǎn)本期照提折舊，下期停止計提折舊。
7、工資管理
員工的基本工資必須先在員工資料中錄入，基本工資將作為固定數(shù)據(jù)參與工資計算；
計算工資前，需要先設(shè)置工資的項目和項目之間的計算公式。公式必須填寫完整，并檢測通過才能正常進行計算；
支付工資后，還需要設(shè)置相關(guān)的工資分配科目，才可以進行工資費用分配；
由于汽車用品行業(yè)不進行計件工資處理，本帳套對此模塊不做解釋。
四、月末處理操作流程說明
作為進銷存和帳務(wù)結(jié)合使用的帳套，進行月末處理的流程是：先進行進銷存期末結(jié)賬，再進行帳務(wù)期末結(jié)賬。反之，先進行帳務(wù)期末結(jié)賬則會提示“當前會計期間不能大于當前進銷存期間，請先進行進銷存期末結(jié)賬”。
1、進銷存期末處理
進銷存期末結(jié)賬之前，必須先對庫存商品進行成本計算；重算庫存成本是指對本期的所有庫存商品都進行成本的重算操作。為保證庫存成本能及時、準確的反應(yīng)，建議日常操作中也定期進行重算庫存成本的操作。
進銷存結(jié)賬的界面上，有數(shù)據(jù)重整的按鈕，是對本期所有發(fā)生的數(shù)據(jù)都進行重新計算、整理，建議點擊該按鈕進行數(shù)據(jù)重整；
如果由于小數(shù)點位數(shù)累加造成的一、兩分錢偏差，或者成本異常變動而造成庫存商品數(shù)量為零而仍然有金額的情況，可在結(jié)賬過程中彈出的“庫存金額調(diào)整”窗口中進行調(diào)整。
2、帳務(wù)系統(tǒng)期末處理
首先需要對固定資產(chǎn)進行計提折舊；
對憑證進行審核、登帳，損益類科目有發(fā)生額的需要進行結(jié)轉(zhuǎn)損益，有外幣核算業(yè)務(wù)還需要進行期末調(diào)匯。如果有某一項工作沒有進行，在做期末結(jié)賬時，會有相應(yīng)的提示，根據(jù)提示再行檢查即可；
資產(chǎn)負債表隨時都可以查看，利潤表必須在帳務(wù)結(jié)賬后才能查看，現(xiàn)金流量表需要先設(shè)置核算現(xiàn)金流量科目、再手工進行現(xiàn)金流量分配才能生成。
五、操作員定義和授權(quán)操作說明
帳套至少必須有一個系統(tǒng)管理員，管理員擁有全部的權(quán)限；
授權(quán)時，可直接給指定的操作員授予權(quán)限；也可以通過設(shè)置一個組的權(quán)限，該組的操作員將自動繼承組的所有權(quán)限；
對操作員所在的組，可以交叉指定。即一個操作員可以同時隸屬于不同組別，同時擁有所在的全部組的所有權(quán)限。
六、日常維護操作說明
為避免由于意外事故造成電子數(shù)據(jù)被破壞所導致的損失，強烈建議定期做好備份工作。備份是指將當前的數(shù)據(jù)狀態(tài)，壓縮成速達軟件所特有的備份文件，為了保證數(shù)據(jù)的完整性和安全性，該文件采用了速達軟件獨特的算法進行壓縮處理，只有通過軟件的恢復(fù)功能恢復(fù)到軟件中才能進行使用，而不能使用其他外部工具打開。備份時，先停止服務(wù)器，點擊帳套維護，選取帳套點擊備份按鈕，再選好路徑即可；恢復(fù)時，同樣停止服務(wù)器，在帳套維護中點擊恢復(fù)按鈕，選取相應(yīng)的備份文件即可。
新版軟件使用的后臺數(shù)據(jù)庫為MS SQL Server 2000，所以帳套的數(shù)據(jù)文件不建議直接拷貝出來做維護工作。如確實需要用到引入數(shù)據(jù)文件的功能，前提是數(shù)據(jù)文件是進行過正常的分離操作，并且可以正常附加到數(shù)據(jù)庫的才能成功引入。如果不能引入，可以聯(lián)系速達軟件公司的技術(shù)支持人員嘗試對數(shù)據(jù)進行修復(fù)。
帳套持續(xù)使用一段時間后，由于數(shù)據(jù)量持續(xù)累增加大，可能會造成帳套運行速度降低。這時可以用軟件中的初始數(shù)據(jù)導入功能，將帳套的基礎(chǔ)資料和期末余額轉(zhuǎn)到一個新的帳套，在新的帳套中繼續(xù)進行工作。做初始數(shù)據(jù)導入之前，必須先把帳套進行結(jié)賬，并且不能再錄入下一期的數(shù)據(jù)。
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