醫(yī)藥流通行業(yè)解決方案

醫(yī)藥流通行業(yè)解決方案:

一、概述:

醫(yī)藥商品作為一種較為特殊的商品，其在生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)和銷售的全過程中，存在內(nèi)在或外來因素作用的影響，隨時(shí) 都有可能發(fā)生質(zhì)量問題，因此，必須在這些環(huán)節(jié)上采取嚴(yán)格措施，才能從根本上保證醫(yī)藥商品質(zhì)量。為此，許多國(guó)家制定了一系列法規(guī)來保證藥品質(zhì)量。我國(guó)政府為 提高整個(gè)醫(yī)藥企業(yè)的綜合競(jìng)爭(zhēng)力，促進(jìn)醫(yī)藥企業(yè)加強(qiáng)對(duì)其藥品質(zhì)量的管理，保障人民生活的健康，于1999年初，對(duì)整個(gè)醫(yī)藥行業(yè)實(shí)行GSP（Good supply Practic的縮寫）達(dá)標(biāo)為標(biāo)志，對(duì)控制醫(yī)藥商品流通環(huán)節(jié)所有可能發(fā)生質(zhì)量事故的因素起了一定的作用。
本醫(yī)藥管理軟件，采用個(gè)別指定法來核算存貨，在采購(gòu)、銷售、存儲(chǔ)全過程通過生產(chǎn)批號(hào)、保質(zhì)期等核算項(xiàng)目來管理存貨的收發(fā)存，使用戶對(duì)商品質(zhì)量狀況了如指 掌，有效期控制、預(yù)警，貨品可進(jìn)行個(gè)別計(jì)價(jià)法核算，可按批號(hào)發(fā)貨，可按批次對(duì)藥品流轉(zhuǎn)進(jìn)行跟蹤回溯適用于需要嚴(yán)格控制產(chǎn)品保質(zhì)期的各類中小型企業(yè)。為使企 業(yè)的資金供應(yīng)鏈及銷售終端有機(jī)地結(jié)合，速達(dá)軟件管理通過對(duì)客戶的往來，有效地監(jiān)控并跟蹤應(yīng)收款。
二．解決方案特點(diǎn)：（結(jié)合軟件一起使用）
１．代號(hào)：計(jì)算機(jī)管理賬套是按照文件的方式進(jìn)行管理的，因此每個(gè)賬套必須有一個(gè)文件名，在這里我們稱之為賬套代號(hào)。該代號(hào)為十個(gè)字節(jié)長(zhǎng)度，可由字母、數(shù)據(jù)或漢字組成；帳套文件就是以帳套代碼為名稱的數(shù)據(jù)庫(kù)文件；本醫(yī)藥例子帳帳套代號(hào): sample醫(yī)藥
1、企業(yè)名稱：在企業(yè)名稱編輯框中輸入公司的全名；企業(yè)名稱將顯示于單據(jù)與報(bào)表的顯著位置；本醫(yī)藥例子帳帳套企業(yè)名稱為:醫(yī)藥
2、所屬行業(yè)：軟件提供了“商品流通企業(yè)”、“工業(yè)企業(yè)”、“外商投資商業(yè)企業(yè)”、“外商投資工業(yè)企業(yè)”等十三個(gè)行業(yè)供選擇，這個(gè)選項(xiàng)是必須選擇的，用戶 可根據(jù)自己公司的實(shí)際情況來決定，以后不能修改。本醫(yī)藥例子帳帳套選擇商品流通企業(yè)
3、納稅性質(zhì)：按照稅法的有關(guān)規(guī)定，速達(dá)軟件將納稅人分為“一般納稅人”和　“小規(guī)模納稅人”， 用戶可以根據(jù)企業(yè)的實(shí)際情況進(jìn)行選擇。如果選擇了小規(guī)模納稅人，則在進(jìn)銷存業(yè)務(wù)中無法開具增值稅發(fā)票類型的單據(jù)，有關(guān)稅務(wù)問題需要手工通過會(huì)計(jì)憑證調(diào)整； 如果選擇了一般納稅人，則在進(jìn)銷存業(yè)務(wù)中的可以開具增值稅發(fā)票類型單據(jù)；
4、行業(yè)默認(rèn)屬性：提供了三個(gè)選項(xiàng)，并根據(jù)所選擇的行業(yè)不同而有所區(qū)別，而且默認(rèn)的選項(xiàng)不可以修改：
5、是否結(jié)合使用：該選項(xiàng)非常重要，直接影響到軟件的業(yè)務(wù)流程，并且以后無法修改；?????
如果選擇“進(jìn)銷存系統(tǒng)與賬務(wù)系統(tǒng)結(jié)合使用”，所有進(jìn)銷存業(yè)務(wù)在單據(jù)保存后即
自動(dòng)產(chǎn)生憑證；
如果選擇“進(jìn)銷存系統(tǒng)與賬務(wù)系統(tǒng)分開使用”，進(jìn)銷存業(yè)務(wù)單據(jù)不能自動(dòng)產(chǎn)生憑證，進(jìn)銷存系統(tǒng)與財(cái)務(wù)系統(tǒng)完全分開，所有憑證必須手工完成；
因?yàn)樗龠_(dá)3000系列軟件每月憑證最大數(shù)量有限制（7.1版本之前每月憑證最大數(shù)量9999張；7.1版本開始每月憑證數(shù)量增加到999999張），所以 必須根據(jù)公司實(shí)際業(yè)務(wù)情況來決定，如果公司每月單據(jù)數(shù)量非常大，同時(shí)選擇了結(jié)合使用，每張單據(jù)生成一張憑證，那么，當(dāng)憑證數(shù)量達(dá)到最大數(shù)量的時(shí)候，該會(huì)計(jì) 期間將無法再保存新的單據(jù)或憑證；同時(shí)憑證數(shù)量很大，導(dǎo)致憑證審核、登帳速度下降；

7.在“進(jìn)銷存與財(cái)務(wù)結(jié)合使用”的設(shè)置下，軟件會(huì)自動(dòng)在“應(yīng)收帳款”、“應(yīng)付帳款”、“預(yù)收帳款”、“預(yù) 付帳款”這幾個(gè)往來科目下根據(jù)客戶、供應(yīng)商資料自動(dòng)添加相應(yīng)的二級(jí)會(huì)計(jì)科目，所以二級(jí)科目長(zhǎng)度直接影響客戶供應(yīng)商的數(shù)量；所以最好根據(jù)一年左右可能會(huì)有的 最大的客戶、供應(yīng)商數(shù)量來設(shè)置二級(jí)科目長(zhǎng)度。(本醫(yī)藥例子帳中以組合使用來舉例的)
例如：二級(jí)科目長(zhǎng)度設(shè)置為3，客戶、供應(yīng)商分別數(shù)量最大為999個(gè)；
二級(jí)科目長(zhǎng)度設(shè)置為4，客戶、供應(yīng)商分別數(shù)量最大為9999個(gè)；
二級(jí)科目長(zhǎng)度設(shè)置為5，客戶、供應(yīng)商分別數(shù)量最大為99999個(gè)；
8.設(shè)置科目長(zhǎng)度：須主意的是二級(jí)科目長(zhǎng)度。假設(shè)第二級(jí)科目長(zhǎng)度為二時(shí)。供應(yīng)商及客戶僅能增加到９９個(gè)。如選三時(shí)供應(yīng)商及客戶能增加到９９９個(gè)。
9.帳套啟用日期:2006年1月1日.此日期表明只可做2006年1月1日以后的單據(jù).而2006年1月1日的單據(jù)將不可操作.在進(jìn)行帳務(wù)初始化錄入時(shí),我們將錄2005年12月31日的期末余額做為本期的期初余額.
新建套帳中應(yīng)嚴(yán)格注意的事項(xiàng):
以下的幾點(diǎn)是新建帳套后不允許更改的帳套信息：
A、 所屬行業(yè)（行業(yè)默認(rèn)屬性）
B、納稅性質(zhì)
C、進(jìn)銷存與財(cái)務(wù)是否結(jié)合使用
D、會(huì)計(jì)科目長(zhǎng)度
E、憑證字
F、帳套啟用日期
9.初始化要點(diǎn)
新建帳套后，須對(duì)企業(yè)基礎(chǔ)資料進(jìn)行初始化，以下為初始化階段中，必須錄入的數(shù)據(jù):
A、客戶資料的期初余額
B、供應(yīng)商資料的期初余額
C、貨品資料（加權(quán)價(jià)，即期初成本單價(jià)），
D、固定資產(chǎn)初始數(shù)據(jù)
E、現(xiàn)金銀行的開帳余額
并且以上資料啟用帳套后是不允許修改的.
10. 資料及編碼制定規(guī)則
（1）地區(qū)資料
根據(jù)我國(guó)地域的劃分的特點(diǎn)，為統(tǒng)計(jì)企業(yè)各地區(qū)的銷售狀況，我們對(duì)地區(qū)資料實(shí)行三級(jí)管理，即“省—市—區(qū)”的管理制度，省級(jí)下再設(shè)市級(jí)管理，這樣，既保證了 企業(yè)當(dāng)前銷售政策的執(zhí)行，也便于企業(yè)管理者對(duì)各地區(qū)銷售的統(tǒng)計(jì)。地區(qū)編碼根據(jù)每個(gè)地區(qū)的電話區(qū)號(hào)來進(jìn)行分類.以便于以后查詢.如太原.地區(qū)區(qū)號(hào)以電話區(qū)號(hào) 進(jìn)行分類.故太原的地區(qū)區(qū)號(hào)為0351.
（2）部門資料及員工資料
企業(yè)的部門包括總經(jīng)理辦公室、銷售部、財(cái)務(wù)辦、行政人事部、銷售部、采購(gòu)部、質(zhì)檢部等部門，我們把這些部門依次地錄入到“部門資料”中。并科學(xué)地對(duì)部門資 料進(jìn)行管理，錄入部門編碼.員工資料根據(jù)所屬部門進(jìn)行分類設(shè)定.如總經(jīng)辦楊小明.因從屬于總經(jīng)辦.而總經(jīng)辦的部門編號(hào)為01. 再考慮到以后人員的增加.故員工編號(hào)設(shè)定為三位.從001開始設(shè)定.故楊小明的編號(hào)為001.
（3）客戶資料
“客戶資料”可記錄企業(yè)往來客戶的簡(jiǎn)稱、全稱、所屬地區(qū)、網(wǎng)址、納稅號(hào)等有關(guān)信息，錄入客戶資料，可實(shí)行高效的客戶管理，同時(shí)也便于企業(yè)營(yíng)銷工作的開展。
由于企業(yè)的往業(yè)客戶來源于全國(guó)各地，因此，制定科學(xué)的、可行的客戶編碼就非常重要，經(jīng)過我們科學(xué)的分析，客戶資料也是以地區(qū)進(jìn)行分類.客戶資料編碼方法如 下：牛山鎮(zhèn)XX醫(yī)藥店.該店所屬地區(qū)為廣州.而廣州的地區(qū)編號(hào)為020.故牛山鎮(zhèn)XX醫(yī)藥店的客戶編碼為02001.另軟件提供前臺(tái)POS功能.考慮到部 分醫(yī)藥客戶將用到此功能.故我們?cè)鲈O(shè)了一個(gè)零售客戶.以供使用.
（4）供應(yīng)商資料
“供應(yīng)商資料”可記錄企業(yè)供貨商的簡(jiǎn)稱、全稱、所屬地區(qū)、網(wǎng)址、納稅號(hào)等有關(guān)信息。
在實(shí)際工作中，企業(yè)的供貨商來自全國(guó)各地，因此，制定科學(xué)的、可行的供應(yīng)商編碼就非常重要，供應(yīng)商的編碼與客戶資料中的編碼設(shè)定方法一樣.也是以地區(qū)進(jìn)行分類.供應(yīng)商資料編碼方法如下：
如XX州藥材鎮(zhèn)遠(yuǎn)站.該廠所屬地區(qū)為廣州.而而廣州的地區(qū)編號(hào)為020.故XX州藥材鎮(zhèn)遠(yuǎn)站的客戶編碼為020001.
（5）倉(cāng)庫(kù)資料
在例子中，企業(yè)的倉(cāng)庫(kù)包括公司總倉(cāng).和公司分倉(cāng)兩個(gè)倉(cāng)庫(kù)，在實(shí)際應(yīng)用中，我們只須依次把以上的倉(cāng)庫(kù)信息錄入即可。
（6）貨品類別
作為一個(gè)企業(yè)，其管理的貨品非常多，因此，我們有必要地對(duì)這些貨品分類地進(jìn)行管理，
本例子帳中.我們將貨品類別分為了.保健品.消毒用品.處方藥.非處方藥等等.
（7）貨品資料
“貨品資料”可記錄企業(yè)庫(kù)存商品的簡(jiǎn)稱、全稱、成本核算方法、價(jià)格信息、所屬貨品類別等有關(guān)信息。
①貨品編碼
為更科學(xué)、更高效、更合理對(duì)企業(yè)庫(kù)存進(jìn)行管理，就必須對(duì)貨品進(jìn)行數(shù)字化、編碼化的管理，貨品編碼管理的方法，建議客戶采用此種方法進(jìn)行設(shè)定:貨品編碼=貨品類別+有描述意義的n位數(shù)字.
如安神膠囊屬于保健品.而保健品又屬于貨品類別的第一位.故安神膠囊的貨品編碼為001001.
上述貨品編碼方法，類別下還可進(jìn)行細(xì)分，即類別可以細(xì)分為“大類別.小類別.更小類別”這樣的編碼方法。
②成本核算方法
根據(jù)國(guó)家稅法的要求醫(yī)藥企業(yè)的特點(diǎn).成本核算方法我們彩的是”個(gè)別指定法”什么是個(gè)別指定法:
個(gè)別指定法又叫個(gè)別計(jì)價(jià)法，是指定每一件或每一批商品的實(shí)際進(jìn)價(jià)，計(jì)算該件或該批商品銷售成本的一種方法。采用個(gè)別指定法計(jì)算商品成本，每一件或每一批商 品按照批號(hào)來分別計(jì)算，計(jì)算出來的的商品成本最為準(zhǔn)確，主要適用于能分清進(jìn)貨件別獲批次的庫(kù)存商品的企業(yè)，比如醫(yī)藥銷售企業(yè)、食品銷售企業(yè)
注意:
1、 個(gè)別指定法的貨品每批的成本是按照進(jìn)倉(cāng)單確定的，它不會(huì)自動(dòng)加權(quán)平均計(jì)算，所以查看個(gè)別指定法的貨品資料的加權(quán)價(jià)是沒有意義的；
2、 個(gè)別指定法的貨品在做單據(jù)的時(shí)候必須有批號(hào)；
3、 存貨調(diào)價(jià)、組裝拆卸、庫(kù)存變動(dòng)三種單據(jù)不支持個(gè)別指定法貨品；
4、 個(gè)別指定法貨品不支持零庫(kù)存出庫(kù)；
③其他設(shè)置
為加快制單人員錄入單據(jù)的速度，企業(yè)還可設(shè)置“貨品條碼”及“助記碼”。
* 注意: “貨品編碼”、“貨品條碼”及“助記碼”三者，請(qǐng)盡量避免重復(fù)
（8）貨品價(jià)格信息
在建帳設(shè)置“賬套選項(xiàng)”時(shí)，我們?cè)O(shè)置了“按參考價(jià)”這種價(jià)格跟蹤方式。參考價(jià)包括參考進(jìn)價(jià)及參考售價(jià)，我們可以通過“設(shè)置貨品價(jià)格”對(duì)以上的參考價(jià)依次錄入。
（9）會(huì)計(jì)科目
設(shè)置“會(huì)計(jì)科目”時(shí)，企業(yè)可參照企業(yè)原本的手工賬，把用到的會(huì)計(jì)科目，逐一錄入到系統(tǒng)中。
（9）存貨類型
存貨類型設(shè)置，關(guān)系到整個(gè)進(jìn)銷存系統(tǒng)與賬務(wù)系統(tǒng)的鏈接，因此，存貨類型必須設(shè)置正確。為了簡(jiǎn)化日常的工作，結(jié)合行業(yè)使用的特點(diǎn)，“存貨類型”均使用系統(tǒng)默 認(rèn)的存貨類型，即“庫(kù)存商品”、“主營(yíng)業(yè)務(wù)收入”、“主營(yíng)業(yè)務(wù)成本”下不設(shè)明細(xì)會(huì)計(jì)科目，當(dāng)企業(yè)新增貨品時(shí)，該貨品對(duì)應(yīng)的“存貨類型”統(tǒng)一選擇“庫(kù)存商品 核算”。
（10）收付款賬戶
作為流通型企業(yè)，每天的業(yè)務(wù)往來非常多，比如現(xiàn)金的收支、賬戶資金的劃轉(zhuǎn)，為了方便統(tǒng)計(jì)企業(yè)資金的收付，了解每筆資金的來龍去脈，因此，我們必須定義“收付款賬戶”。
收付款賬戶的設(shè)置工作，本帳套中.設(shè)定一個(gè)現(xiàn)金科目.和銀行存款.我們?cè)凇般y行存款”下設(shè)立了“招行”及“工行”兩個(gè)會(huì)計(jì)科目.
（11）收支類別
除采購(gòu)、銷售業(yè)務(wù)外，企業(yè)在經(jīng)營(yíng)過程中，還會(huì)產(chǎn)生一些經(jīng)營(yíng)費(fèi)用，如何控制、如何管理企業(yè)日常的開支，成為企業(yè)開源節(jié)流的關(guān)鍵。
開立費(fèi)用開支單前，事前必須定義“收支類別”。
而開立其它收入單前，事前也必須定義“收支類別”。
通過設(shè)置“收支類別”，可以更科學(xué)地對(duì)企業(yè)的收入費(fèi)用進(jìn)行管理。以往，企業(yè)的日常開支、營(yíng)業(yè)外收入均由會(huì)計(jì)人員錄入，這樣一來，會(huì)計(jì)的工作量非常繁多，另一方面，重復(fù)性工作會(huì)影響企業(yè)的運(yùn)營(yíng)效率。
收支類別的設(shè)置，可于設(shè)置會(huì)計(jì)科目后進(jìn)行。或在進(jìn)么設(shè)定收支類別下再增加也行.
比如，我們?cè)凇盃I(yíng)業(yè)費(fèi)用”下設(shè)立了 “業(yè)務(wù)招待費(fèi)”等會(huì)計(jì)科目，為有效地對(duì)企業(yè)的收入、支出項(xiàng)目進(jìn)行管理，我們可于“收支類別”下設(shè)置類似于“業(yè)務(wù)招待費(fèi)”等類別.
11.日常工作中所需注意的事項(xiàng):
A: 采購(gòu)訂單，只是我們向供應(yīng)商訂購(gòu)貨物的一種意向、意圖，由于沒有涉及到實(shí)際的采購(gòu)與貨款，因此，采購(gòu)訂單不會(huì)生成記帳憑證。如果企業(yè)并不需要采購(gòu)建議，那么可以不編制采購(gòu)訂單。(銷售訂單也一樣)
B: 開立采購(gòu)收貨單后，系統(tǒng)則自動(dòng)統(tǒng)計(jì)往來帳款、重算庫(kù)存成本、計(jì)算倉(cāng)庫(kù)庫(kù)存數(shù)量，并生成記帳憑證。
C: 現(xiàn)款采購(gòu)與采購(gòu)收貨唯一的不同在于，現(xiàn)款采購(gòu)為“現(xiàn)貨兩清”，其本身不產(chǎn)生往來金額，但采購(gòu)收貨則產(chǎn)生往來金額。(銷售開單.現(xiàn)售銷售的也一樣)
D: 系統(tǒng)提供【供應(yīng)商退現(xiàn)款】和【退款沖抵往來】?jī)蓚�(gè)選項(xiàng)，我們可根據(jù)實(shí)際業(yè)務(wù)情況進(jìn)行選擇，如選擇【退款沖抵往來】，則增加了往來帳款，如選擇【供應(yīng)商退現(xiàn)款】，則增加現(xiàn)金或銀行存款。
系統(tǒng)提供“按單退貨”及“無單退貨”兩種退貨類型，“按單退貨”指的是在辦理采購(gòu)?fù)素洏I(yè)務(wù)的時(shí)候，從單據(jù)中引用“采購(gòu)收貨”或“現(xiàn)款采購(gòu)”的明細(xì)數(shù)據(jù)，“無單退貨”則指在“采購(gòu)?fù)素洝眴沃�，直接選擇貨品進(jìn)行退貨。
E.在格式正確的情況之下.貨品資料.客戶資料.供應(yīng)商資料可通過EXCEL批量導(dǎo)入.減少建帳者的工作.

12:醫(yī)藥版采用個(gè)別指定法進(jìn)行核算時(shí).不允許做存貨調(diào)價(jià).組裝或拆卸單.借入借出單.
13 固定資產(chǎn)注意事項(xiàng):
(a)如在初始化階段，“入賬日期”一定是在創(chuàng)建帳套日期以前，如本期新增的固定資產(chǎn)，則需要在啟用帳套后輸入，并選擇本期的入帳時(shí)間。
(b)對(duì)于在初始化階級(jí)錄入的固定資產(chǎn)，系統(tǒng)不允許修改或刪除，所以我們重復(fù)強(qiáng)調(diào)，初始化的工作非常重要。
(c)如果在啟用帳套后購(gòu)進(jìn)固定資產(chǎn)，則新增固定資產(chǎn)后，須把相對(duì)應(yīng)的記帳憑證補(bǔ)充完整。
(D)減少固定資產(chǎn)后，須把相對(duì)應(yīng)的記帳憑證補(bǔ)充完整。
(E)如需修改“固定資產(chǎn)減少”對(duì)應(yīng)的記帳憑證，則必須保證該記帳憑證沒有被審核或登帳。
(f)如果本期的固定資產(chǎn)已經(jīng)計(jì)提了折舊費(fèi)用，再次選擇此功能時(shí)，系統(tǒng)會(huì)提示不允許再計(jì)提折舊。
(g)系統(tǒng)嚴(yán)格按照會(huì)計(jì)制度中對(duì)固定資產(chǎn)計(jì)提折舊的有關(guān)規(guī)定處理，即本期增加的固定資產(chǎn)本期不計(jì)提折舊，下期計(jì)提折舊；本期減少的固定資產(chǎn)本期照提折舊，下期停止計(jì)提折舊。

14:進(jìn)銷存月未結(jié)帳，可參照以下的流程進(jìn)行：
(a)重算庫(kù)存成本
(b)打開帳面庫(kù)存明細(xì)表查看當(dāng)期成本是否正確
(c)調(diào)整成本
(d)結(jié)轉(zhuǎn)成本
(e)月未結(jié)帳
(f)進(jìn)銷存月未反結(jié)帳
15:帳務(wù)系統(tǒng)的流程為憑證錄入—>憑證審核à憑證登帳à期未調(diào)匯à結(jié)轉(zhuǎn)損益à期未結(jié)帳，如結(jié)帳后，發(fā)現(xiàn)上月憑證需要修改，則可參照此流程進(jìn)行操作：反結(jié)帳à反登帳à反審核，反審核后再把有誤的記帳憑證進(jìn)行修改。
16.帳務(wù)中常用帳務(wù)報(bào)表
常用帳務(wù)報(bào)表包括日記帳、總分類帳、明細(xì)分類帳、多欄帳、試算平衡表、科目匯總表等。

*本方案僅用于參考，請(qǐng)以實(shí)際使用情況為準(zhǔn)。