速達3000軟件百貨行業(yè)方案
添加時間：2013-4-5
一、行業(yè)屬性設(shè)定針對百貨流通企業(yè)的特點，企業(yè)在設(shè)置行業(yè)屬性時，可參照下面的設(shè)置參數(shù)：
1、所屬行業(yè)及納稅性質(zhì)
所屬行業(yè)：商品流通企業(yè)
納稅性質(zhì)：一般納稅人
上述的兩個設(shè)置選項，企業(yè)可參考企業(yè)的營業(yè)執(zhí)照。
2、進銷存系統(tǒng)與賬務系統(tǒng)結(jié)合使用
該選項非常重要，直接影響到軟件的業(yè)務流程，并且以后無法修改；
如果選擇“進銷存系統(tǒng)與賬務系統(tǒng)結(jié)合使用”，所有進銷存業(yè)務在單據(jù)保存后即自動產(chǎn)生憑證；
如果選擇“進銷存系統(tǒng)與賬務系統(tǒng)分開使用”，進銷存業(yè)務單據(jù)不能自動產(chǎn)生憑證，進銷存系統(tǒng)與財務系統(tǒng)完全分開，所有憑證必須手工完成；
因為速達3000系列軟件每月憑證最大數(shù)量有限制（7.1版本之前每月憑證最大數(shù)量9999張；7.1版本開始每月憑證數(shù)量增加到999999張），所以必須根據(jù)公司實際業(yè)務情況來決定，如果公司每月單據(jù)數(shù)量非常大，同時選擇了結(jié)合使用，每張單據(jù)生成一張憑證，那么，當憑證數(shù)量達到最大數(shù)量的時候，該會計期間將無法再保存新的單據(jù)或憑證；同時憑證數(shù)量很大，導致憑證審核、登帳速度下降；
對于一般百貨企業(yè)來講，我們建議選擇“進銷存系統(tǒng)與賬務系統(tǒng)結(jié)合使用”，因為一般百貨企業(yè)日常業(yè)務量繁多，但是配備相關(guān)操作人員相對較少，在很多時候，員工都需要“身兼多職”，因此，為簡化管理流程，提高工作效率，我們建議，進銷存系統(tǒng)與賬務系統(tǒng)結(jié)合使用。
3、科目級長
對科目級長的管理，我們實行六級管理制，并采用“4-4-3-3-2-2”這種科目級長設(shè)置方式。
在“進銷存與財務結(jié)合使用”的設(shè)置下，軟件會自動在“應收帳款”、“應付帳款”、“預收帳款”、“預付帳款”這幾個往來科目下根據(jù)客戶、供應商資料自動添加相應的二級會計科目，所以二級科目長度直接影響客戶供應商的數(shù)量；所以企業(yè)最好根據(jù)一年左右可能會有的最大的客戶、供應商數(shù)量來設(shè)置二級科目長度。
在設(shè)置二級長度時，我們遵循“取大優(yōu)先、預留發(fā)展”的原則，建議將二級科目長度設(shè)定為4。
4、倉庫庫存選項
在倉庫庫存選項的設(shè)置中，我們建議用戶使用如下的倉庫庫存設(shè)置選項：
是否允許零庫存出庫：否
是否允許負庫存結(jié)賬：否
為了便于成本的核算、為方便月未企業(yè)各部門間的對賬，在倉庫庫存選項的設(shè)定上，我們建議禁止負庫存出庫的業(yè)務，同時禁止企業(yè)期未負庫存結(jié)賬。
負庫存出庫，它在成本運算時，造成成本運算的錯誤，同時，負庫存出庫，將給倉庫的管理也造成一定的影響，因此，為了讓企業(yè)決策層了解到當前企業(yè)的庫存成本，掌握當前企業(yè)的經(jīng)營信息，我們避免采用負庫存設(shè)置選項。
5、價格跟蹤方式
在價格跟蹤方式的選擇上，我們建議用戶選擇以“以參考價”這種價格跟蹤方式。
采用以參考價跟蹤方式，企業(yè)只須把收集回來的價格信息依次填寫到貨品資料中，當日后企業(yè)填制采購類或銷售類單據(jù)時，系統(tǒng)即提供某涂料最近的參考進價及參考售價，這樣大大地方便企業(yè)對價格的調(diào)控力度。
6、憑證字
在“憑證字”類型的選擇上，我們建議用戶選擇“收、付、轉(zhuǎn)”這種憑證字類型。
系統(tǒng)共提供了“記”、“收、付、轉(zhuǎn)”、“現(xiàn)收、現(xiàn)付、銀收、銀付”、“轉(zhuǎn)”三種憑證字，在設(shè)置該選項時，建議企業(yè)根據(jù)會計核算的要求來選擇。
7、賬套啟用日期
在設(shè)置賬套啟用日期時，建議用戶選擇每月的第一天；
啟用賬套后，將無法錄入啟用日期之前的業(yè)務單據(jù)、憑證，因此用戶在確認“賬套啟用日期”時，應確認在此日期前沒有需要錄入系統(tǒng)的業(yè)務數(shù)據(jù)發(fā)生。
二、基礎(chǔ)資料及編碼制定規(guī)則
1、地區(qū)資料
建議企業(yè)根據(jù)地域的劃分，對地區(qū)資料實行三級管理，即“片區(qū)—省—市”的管理制度，片區(qū)包括華區(qū)、華南、華東、西南等若干大區(qū)，在片面下設(shè)省級管理，省級下再設(shè)市級管理，便于企業(yè)管理者對各地區(qū)銷售的統(tǒng)計。
2、部門資料
在百貨流通企業(yè)中，一般都設(shè)有銷售部、財務部、采購部、行政部、倉管等部門，在使用中，我們只須將上述的部門資料依次地錄入到“部門資料”中即可。
3、員工資料
“員工資料”記錄了員工的姓名、籍貫、學歷、所屬部門、聯(lián)系方式等有關(guān)的資料，錄入員工資料后，企業(yè)可實行簡單的人事管理，同時也便于對管理者對員工信息的了解。
員工資料的編碼方法一般有以下兩種：1）員工順序號；2）部門字母簡稱+本部門員工順序號；企業(yè)可根據(jù)實際情況選擇；
工資計算方法：百貨流通企業(yè)的工資發(fā)送方式一般采用“月度”工資，只有部門生產(chǎn)員工才需要使用“計件”工資，企業(yè)根據(jù)員工具體的情況進行選擇；
如果某員工為企業(yè)的業(yè)務員，我們還須選擇“業(yè)務員”選項。
4、往來單位資料
往來單位資料包括客戶資料和供應商資料。
1）“客戶資料”可記錄企業(yè)往來客戶的簡稱、全稱、所屬地區(qū)、網(wǎng)址、納稅號等有關(guān)信息，錄入客戶資料，可實行高效的客戶管理，同時也便于企業(yè)營銷工作的開展。
作為一個流通企業(yè)，其往業(yè)客戶均來源于全國各地，因此，制定科學的、可行的、實用的客戶編碼就非常重要，經(jīng)過我們的分析，建議企業(yè)采用以下編碼設(shè)置方案：
“地區(qū)名稱首拼” + “順序號” + “_C”
在上述的客戶編碼設(shè)置方法中，“地區(qū)名稱首拼”為某地區(qū)的漢語拼音的頭一位字母，“順序號”為錄入某地區(qū)客戶的先后順序號, “C”為英文Client，意為客戶。比如，我們可以將“佛山雪林”的客戶編碼設(shè)為“FS001_C”，從這個客戶編碼中，我們就可以看出，“FS”為“佛山”的漢語拼音簡稱，“0001”為佛山地區(qū)客戶的順序號，“C”為客戶的簡稱。
2）“供應商資料”可記錄企業(yè)往來供應商的簡稱、全稱、所屬地區(qū)、網(wǎng)址、納稅號等有關(guān)信息，錄入客戶資料，可實行高效的客戶管理，同時也便于企業(yè)營銷工作的開展。
供應商資料編碼設(shè)置可參考客戶資料的編碼設(shè)置方案：議企業(yè)采用以下編碼設(shè)置方案：
“地區(qū)名稱首拼” + “順序號” + “_V”
在上述的供應商編碼設(shè)置方法中，“地區(qū)名稱首拼”為某地區(qū)的漢語拼音的頭一位字母，“順序號”為錄入某地區(qū)供應商的先后順序號, “V”為供應商的英文簡稱。比如，我們可以將“北京大成商貿(mào)”的供應商編碼設(shè)為“BJ001_V”，從這個客戶編碼中，我們就可以看出，“BJ”為“北京”的漢語拼音簡稱，“0001”為佛山地區(qū)客戶的順序號，“V”為客戶的簡稱。
正是通過這種編碼設(shè)定方法，操作員大大加快了填制業(yè)務單據(jù)時的檢索效率，同時也方便了企業(yè)管理者對往來單位資料的查閱。
5、倉庫資料
企業(yè)根據(jù)自身的實際情況，將企業(yè)設(shè)置的倉庫資料一一錄入。
7、貨品類別
作為一個百貨流通企業(yè)，其管理的貨品非常多，因此，我們有必要地對這些貨品分門別類地進行管理，設(shè)置貨品類別成為了管理貨品的有力手段。
在實際工作中，對百貨流通企業(yè)的貨品類別實行多級類別管理。即對貨品的類別，統(tǒng)一由銷售部門設(shè)定，在設(shè)定貨品類別時，必須先考慮到企業(yè)日后的實際應用，然后按照百貨的品牌進行劃分，再按照某系列所隸屬的品牌依次進行設(shè)定。完整的貨品類別設(shè)定方法如下：
品牌.系列
在百貨流通企業(yè)中，“安耐娜”為一百貨產(chǎn)品品牌，如該品牌下設(shè)系列，則可作為二級貨品類別。
8、貨品資料
“貨品資料”可記錄企業(yè)庫存商品的簡稱、全稱、成本核算方法、價格信息、所屬貨品類別等有關(guān)信息。
（1）貨品編碼的設(shè)定
為更科學、更高效、更合理對企業(yè)庫存進行管理，就必須對貨品進行數(shù)字化、編碼化的管理，貨品編碼管理的方法，統(tǒng)一采用如下的編碼制定方法：
品牌代碼 + 系列代碼 + 順序號
在實際應用中，我們在制訂貨品編碼前，可先對品牌、系列進行編碼制訂，制定該編碼后，再將該編碼用EXCEL的方式保存或打印出來，這樣，將有助于日后企業(yè)對貨品編碼的制訂。
考慮到當前企業(yè)的應用需要及日后的發(fā)展，我們統(tǒng)一把貨品編碼的長度定義為8-10位，在“品牌代碼.系列代碼.順序號”這種編碼方式下，頭一組合為品牌的漢語拼單的縮寫，緊接的一組為該品牌下的系列的漢語拼音的縮寫，最后一組為該系列的順序號。
比如，制定貨品“MX-204235”的編碼時，我們首先分析，該貨品為“安耐娜”品牌的一個貨品，“安耐娜”的漢語拼音簡稱為“ANN”，“0015”為該品牌的一個順序號，參照“品牌代碼.系列代碼.順序號”的編碼方式后，我們就可將該貨品的編碼制定為“ANN-0001”。
（2）成本核算方法
根據(jù)國家稅法的要求及百貨產(chǎn)品存貯的特點，成本核算方法，我們采用“全月一次平均法”這種存貨計價方法，采用該計價方法，操作方法比較簡便，同時，庫存成本也較為真實，能客觀、及時、準確地反映當前企業(yè)的實際庫存成本。
（3）其他設(shè)置
為加快制單人員錄入單據(jù)的速度，企業(yè)還可設(shè)置“貨品條碼”及“助記碼”。
9、貨品價格信息
在設(shè)置“賬套選項”時，我們設(shè)置了“按參考價”這種價格跟蹤方式。參考價包括參考進價及參考售價兩個價格，我們可將以上的參考價于“設(shè)置貨品價格”依次進行輸入。
10、會計科目
設(shè)置“會計科目”時，企業(yè)可參照原來企業(yè)的手工賬，把原來手工賬時用到的會計科目，逐一錄入到系統(tǒng)中。
11、存貨類型
存貨類型設(shè)置的好壞，關(guān)系到整個進銷存系統(tǒng)與賬務系統(tǒng)的鏈接，因此，存貨類型必須設(shè)置正確。為了簡化日常的工作，結(jié)合化工行業(yè)使用的特點，“存貨類型”均使用系統(tǒng)默認的存貨類型，即“庫存商品”、“主營業(yè)務收入”、“主營業(yè)務成本”下不設(shè)明細會計科目，這樣，當企業(yè)新增貨品時，該貨品對應的“存貨類型”統(tǒng)一選擇“庫存商品核算”。
12、收付款賬戶
經(jīng)我們研究，作為流通型企業(yè)，每天的業(yè)務往來非常多，比如現(xiàn)金的收支、賬戶資金的劃轉(zhuǎn)，為了方便統(tǒng)計企業(yè)資金的收付，了解每筆資金的來龍去脈，因此，我們必須定義“收付款賬戶”。
收付款賬戶的設(shè)置工作，可于設(shè)置會計科目后進行。比如，我們在“銀行存款”下設(shè)立了“招商銀行”、“工商銀行”、“建設(shè)銀行”等會計科目，因此，為了區(qū)分企業(yè)銀行賬戶，我們可于“收付款賬戶”下設(shè)“招商銀行”、“工商銀行”、“建設(shè)銀行”等銀行存款賬戶。
13、收支類別
除采購、銷售業(yè)務外，企業(yè)在經(jīng)營過程中，還會產(chǎn)生一些經(jīng)營費用，如何控制、如何管理企業(yè)日常的開支，成為企業(yè)開源節(jié)流的關(guān)鍵。
為了更科學地對企業(yè)的收入費用進行管理，通過設(shè)置“收支類別”即可實現(xiàn)，在以往，企業(yè)的日常開支、營業(yè)外收入均由會計人員錄入，這樣，一方面，會計的工作量非常繁多，另一方面，重復性工作影響了企業(yè)運營的效率。
收支類別的設(shè)置，可于設(shè)置會計科目后進行。比如，我們在“管理費用”下設(shè)立了“水費”及“電費”等會計科目，為有效地對企業(yè)的收入、支出項目進行管理，我們可于“收支類別”下設(shè)置類似于“管理費用—水費”、“管理費用—電費”等類別。
三、權(quán)限設(shè)置與控制
企業(yè)管理系統(tǒng)不是一個人就可以獨立操作的，它需要企業(yè)內(nèi)部各個職能部門共同協(xié)調(diào)運用和執(zhí)行，因此，我們必須對各部門的操作人員使用系統(tǒng)的權(quán)限進行設(shè)置。
在權(quán)限設(shè)定前，企業(yè)必須統(tǒng)計操作本系統(tǒng)的使用部門及各部門的操作人員名單
了解使用部門及使用人員后，我們權(quán)限設(shè)定時，可以使用如下的授權(quán)策略：
操作員—>組—>授權(quán)
比如，武艷英與祁飛為銷售部員工，在企業(yè)的應用中，根據(jù)該員工的工作性質(zhì)，他們只能填制銷售類單據(jù)及查看銷售類報表，因此，在“操作員定義及權(quán)限”時，企業(yè)可把銷售部看成是一個“銷售部”，然后再對該“銷售部”進行統(tǒng)一的授權(quán)（即授予該“組”具有相應的銷售權(quán)限，可授予該部門具體查看、瀏覽、新增、修改、刪除、執(zhí)行、打印、打印定制的權(quán)限），通過權(quán)限的分配后，武艷英與祁飛就自動繼承了“銷售部”的所有權(quán)限。通過這樣的授權(quán)方法，就可以大大地減少授權(quán)工作量，也簡化了授權(quán)的操作。
四、部門業(yè)務流程
1、采購部門
采購部門主要處理企業(yè)采購貨品時所填制的采購類單據(jù)。
（1）采購訂單
采購訂單為企業(yè)向供應商訂購商品的一種意圖、意向的商業(yè)行為。在速達3000Pro中，采購訂單不是采購業(yè)務的必須流程，企業(yè)根據(jù)實際業(yè)務需要決定是否制作采購訂單。
當企業(yè)與供應商簽訂相應的采購訂貨單時，采購部必須按要求填制采購訂單，在填制采購訂單時，必須注明該訂單的收貨日期，同時，采購部必須把采購業(yè)務員名稱記錄在案，當遇到中止采購訂單執(zhí)行的業(yè)務時，采購部必須及時找到對應的采購訂單，并將該訂單的狀態(tài)設(shè)為“中止”標志。
（2）采購入庫業(yè)務
如企業(yè)收到對方訂購的商品，采購部必須辦理貨品的入庫手續(xù)。
在實際業(yè)務中，辦理入庫手續(xù)的類型有估價入庫、采購收貨及現(xiàn)款采購三種。
①現(xiàn)款采購
如果企業(yè)用現(xiàn)款方式向供應商支付商品貨款，對于這種業(yè)務的處理，企業(yè)可直接填制“現(xiàn)款采購”。
②采購收貨
如企業(yè)通過往來核算的方式支付商品的貨款時，企業(yè)則須填制“采購收貨”，在填制該業(yè)務單據(jù)時，采購部必須在單據(jù)中注明“付款期限”等事項，這樣，當逾期企業(yè)仍未支付該貨款時，系統(tǒng)即自動將該未付貨款通過“超期應付款”統(tǒng)計出來。
③估價入庫
如企業(yè)在收貨時，尚未收到對方供應商的發(fā)票時，則填制“估價入庫”，若日后企業(yè)收到對方的發(fā)票時，采購部可通過“采購收貨”選擇“估價入庫”單據(jù)，將估價入庫單轉(zhuǎn)為正式的采購收貨單。
（3）采購付款
當企業(yè)需要支付對方供就商貨款時，采購部可根據(jù)“采購收貨”來辦理“采購付款”，對于這種業(yè)務，該單據(jù)的“付款類型”可選擇“應付款”。
當企業(yè)支付給對方供應商的預付款或訂金時，則采購部須如實地將支付的金額通過“預付款”這種付款類型輸入到系統(tǒng)中。
（4）采購退貨
在收貨后，如企業(yè)發(fā)現(xiàn)百貨的質(zhì)量或品質(zhì)存在問題時，經(jīng)雙方協(xié)商后，企業(yè)可填制“采購退貨”辦理某百貨商品的退貨手續(xù)。
采購退貨分為無單退貨和對單退貨，建議企業(yè)不要使用無單退貨，以保證單據(jù)中的應付金額和應付匯總表的數(shù)據(jù)一致。
2、銷售部門
銷售部門主要處理企業(yè)銷售貨品時所填制的銷售類單據(jù)。因為企業(yè)的銷售業(yè)務較多，所以安排張英和謝小艷來填制銷售類業(yè)務單據(jù)。
（1）銷售訂單
銷售訂單為往來客戶向企業(yè)訂購商品的一種意圖、意向的商業(yè)行為。在速達3000Pro中，銷售訂單不是銷售業(yè)務的必須流程，企業(yè)根據(jù)實際業(yè)務需要決定是否制作銷售訂單。
當企業(yè)與客戶簽訂相應的銷售訂單時，銷售部門必須按要求填制“銷售訂單”，在填制銷售訂單時，必須于單據(jù)中注明發(fā)貨日期，同時，還須把銷售業(yè)務員名稱記錄在案。當企業(yè)中止訂單執(zhí)行時，及時找到相對應的“銷售訂單”，并將該訂單的標志設(shè)為“中止”。
（2）銷售出庫業(yè)務
在實際業(yè)務中，辦理出庫手續(xù)的類型有銷售開單、現(xiàn)款銷售及委托代銷三種。
①現(xiàn)款銷售
當企業(yè)發(fā)出商品時，銷售部門必須即時辦理出庫手續(xù)，如果對方企業(yè)用現(xiàn)款進行支付，則填制“現(xiàn)款銷售”。
②銷售開單
如對方企業(yè)通過往來核算的方式支付商品貨款時，銷售部門則須填制“銷售開單”，在填制該業(yè)務單據(jù)時，必須在單據(jù)中注明“收款期限”等事項，這樣，當逾期企業(yè)仍未收取該貨款時，系統(tǒng)即自動將該未收貨款通過“超期應收款”統(tǒng)計出來。
③委托代銷
為了加速存貨流轉(zhuǎn)，降低資金占用，減少倉庫存儲費用，企業(yè)可將商品先發(fā)往代理商，委托代理商代銷商品，待商品銷售后，再與其進行代銷結(jié)算。在這種新型的銷售方式的處理上，可借助“委托代銷”及“代銷結(jié)算”這兩個銷售管理模塊。
當企業(yè)發(fā)出商品給客戶委托其代銷時，需如實地填制“委托代銷”，若日后客戶將已代銷商品的代銷貨款與企業(yè)進行結(jié)算，可通過“代銷結(jié)算”辦理這種結(jié)算業(yè)務。
（3）銷售收款
當企業(yè)收到客戶的預付金額時，銷售部須把該金額通過“預售款”的收款類型錄入到“銷售收款”單中。
當企業(yè)收取客戶的貨款時，銷售部可根據(jù)“銷售開單”來辦理“銷售收款”，對于這種業(yè)務，該單據(jù)的“收款類型”必須選擇“應收款”。
（4）銷售退貨
當對方發(fā)現(xiàn)企業(yè)銷售商品質(zhì)量存在問題，經(jīng)雙方協(xié)商一致后，銷售部跟單員（張英或謝小艷）可填制“銷售退貨”來辦理該商品的退貨手續(xù)。
銷售退貨也分為無單退貨和對單退貨，建議企業(yè)不要使用無單退貨，以保證單據(jù)中的應收金額和應收匯總表的數(shù)據(jù)一致。
3、倉管部門
倉庫管理主要包括領(lǐng)料、退料、產(chǎn)品進倉、存貨調(diào)價、組裝拆卸、庫存變動、倉庫調(diào)撥、庫存盤點；
其中領(lǐng)料、退料、產(chǎn)品進倉主要是涉及到一些生產(chǎn)方面，一般流通企業(yè)不需要制作此類單據(jù)；
組裝拆卸，存貨調(diào)價，可由企業(yè)根據(jù)實際業(yè)務情況選擇操作；
庫存變動主要發(fā)生在不同企業(yè)間的臨時借調(diào)業(yè)務，此單據(jù)僅影響實際庫存報表，不影響帳面庫存報表；
倉庫調(diào)撥則由倉管人員根據(jù)實際情況制作單據(jù)；
月末，倉管人員須對企業(yè)庫存進行盤點，根據(jù)實盤數(shù)量和軟件中的賬面數(shù)量制作庫存盤點單；
4、財務部門
企業(yè)日常的費用開支、其他收入、固定資產(chǎn)的購進、減少、工資的錄入工作等業(yè)務，均交由財務部門員工處理。
月未時，洗文麗須把李家茹交由的盤點表，逐一與賬面庫存進行核對，如果出現(xiàn)賬面庫存與實際庫存數(shù)量不一致時，洗文麗須按實際情況填制盤點單。
采購部門、銷售部門填制業(yè)務單據(jù)后，系統(tǒng)將按業(yè)務的性質(zhì)生成一張與之相關(guān)的記賬憑證，系統(tǒng)管理員，即財務主管，必須對這些記賬憑證進行審核，在實際工作中，財務主管可通過憑證查找功能，然后把未審核的記賬憑證過濾出來，然后從這樣記賬憑證中調(diào)閱出相應的業(yè)務單據(jù)，如果符合標準，則對憑證進行審核，如果發(fā)現(xiàn)業(yè)務單據(jù)填制有誤，這時，財務主管必須找到相關(guān)的制單人員進行核對。
此外，財務主管還須對企業(yè)的進銷存業(yè)務進行監(jiān)督管理，比如，通過毛利匯總表、賬面庫存匯總表、賬面庫存明細表等報表了解當前企業(yè)的經(jīng)營狀況，月未，財務主管須對進銷存業(yè)務進行期未結(jié)賬，進銷存業(yè)務結(jié)賬后，財務主管還需對本月的會計業(yè)務逐一審核，審核無誤后，再生成資產(chǎn)負債表、利潤表、現(xiàn)金流量表等報表。
五、推薦使用企業(yè)
百貨流通企業(yè)
*本方案僅用于參考，請以實際使用情況為準。
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