速達(dá)3000軟件汽車用品行業(yè)方案
操 作 說 明
――汽車用品行業(yè)演示賬套
基本信息：速達(dá)3000pro V8.5，管理員密碼為空。適用汽車用品行業(yè)。
一、建帳設(shè)置說明
賬套代號(hào)： sample1
企業(yè)名稱： 汽車用品行業(yè)演示賬套
所屬行業(yè)： 商品流通企業(yè)
納稅性質(zhì)： 一般納稅人
是否小企業(yè)會(huì)計(jì)制度：否
是否結(jié)合使用 進(jìn)銷存與帳務(wù)結(jié)合使用
會(huì)計(jì)科目長(zhǎng)度結(jié)構(gòu)： 4-4-3-2-2-2
憑證字： 收、付、轉(zhuǎn)
賬套啟用日期： 2006-1-1
注解：
說明3，本賬套主要用于汽車用品的進(jìn)銷存業(yè)務(wù)演示，故選擇“商品流通企業(yè)”；
說明6，為突出“進(jìn)銷存與財(cái)務(wù)一體化”的特色，此處設(shè)置為結(jié)合使用；
說明7，二級(jí)會(huì)計(jì)科目的長(zhǎng)度與賬套所能允許的往來單位數(shù)量密切相關(guān)，目前估計(jì)有少于10000個(gè)的客戶或者供應(yīng)商數(shù)量，故設(shè)置為4位，即最多可以錄入9999個(gè)供應(yīng)商或者客戶資料；
說明9，以年度的第一個(gè)月份作為賬套的啟用月份，較具代表性，對(duì)接下來的統(tǒng)計(jì)工作也更直觀，所以設(shè)置為2006-1-1。
以上設(shè)置，在建賬完成后，都不允許更改。故，在設(shè)置時(shí)需慎重考慮。
二、賬套初始化設(shè)置說明
1、往來單位編碼設(shè)置說明：G01002，K01002
字母G、K分別代表供應(yīng)商和客戶，數(shù)字前兩位01代表地區(qū)，后三位002代表該地區(qū)的供應(yīng)商或客戶順序號(hào)。
2、貨品編碼設(shè)置說明：01030002，A0001
常規(guī)貨品的編碼為01030002，前兩位01代表該貨品所屬一級(jí)類別，3～4位03代表該貨品所屬二級(jí)類別，最后四位代表該二級(jí)類別中的貨品順序號(hào)；
特殊用途商品（如禮包、虛擬貨品）的編碼為A0001，字母A代表貨品的用途分類，后四位數(shù)字代表該類別中的貨品順序號(hào)。
初始化的其他需要注意的事項(xiàng)：
1、基礎(chǔ)資料的excel導(dǎo)入：
通過整理成excel電子表格的形式，可以將貨品資料和往來單位資料導(dǎo)入到賬套中，減少繁瑣的手工輸入過程。同時(shí)應(yīng)該注意excel表的格式，建議從演示賬套中導(dǎo)出一份表格以參考格式，excel表中單元格的內(nèi)容盡量避免使用特殊符號(hào)，半角逗號(hào)絕對(duì)不能出現(xiàn)。
2、貨品資料中相關(guān)信息的說明：
貨品資料的相關(guān)信息，如存貨類型、貨品屬性、成本核算方法、加權(quán)價(jià)都必須在初始化狀態(tài)時(shí)定義好。啟用帳套后，上述信息都不允許修改或補(bǔ)充。
3、期初往來款的錄入：
建帳時(shí)有期初往來款的，需要在初始化時(shí)在客戶資料或供應(yīng)商資料中的“實(shí)際欠款”中錄入，其中，預(yù)收和預(yù)付應(yīng)以負(fù)數(shù)錄入。期初往來款在賬套啟用之后將不允許更改或補(bǔ)充。
4、期初庫存的錄入：
期初的庫存必須在初始化貨品庫存中錄入，期初有委托代銷業(yè)務(wù)的必須在委托代銷初始化中錄入，期初有估價(jià)入庫業(yè)務(wù)的也必須在估價(jià)入庫初始化中錄入。以上三項(xiàng)在賬套啟用后將不允許修改或補(bǔ)充。
5、現(xiàn)金銀行開賬余額的錄入：
現(xiàn)金銀行賬戶的期初余額必須在初始化時(shí)錄入，賬套啟用后不允許修改或補(bǔ)充。
6、帳務(wù)初始化的數(shù)據(jù)錄入：
帳務(wù)數(shù)據(jù)初始化時(shí)，“本年年初”一欄不需要填寫，當(dāng)填寫“期初余額”和“本年累計(jì)”之后，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)計(jì)算出本年年初數(shù)。
特別注意：當(dāng)初始化完成，準(zhǔn)備啟用賬套之前，建議先對(duì)初始化狀態(tài)的賬套做一次備份，方便日后萬一發(fā)現(xiàn)初始化數(shù)據(jù)有誤時(shí)恢復(fù)數(shù)據(jù)進(jìn)行更改，再重新啟用賬套。從而免去重新建帳的重復(fù)工作。
三、業(yè)務(wù)處理流程操作說明
1、采購管理
采購訂單只是一種對(duì)采購意向做記錄的單據(jù)，單據(jù)在保存后，不會(huì)對(duì)任何數(shù)據(jù)產(chǎn)生影響。如果訂單不需要執(zhí)行，可以使用“中止執(zhí)行”的功能使單據(jù)作廢；
估價(jià)入庫用于發(fā)生“貨已到、發(fā)票未到”的業(yè)務(wù)時(shí)對(duì)未知采購單價(jià)的貨品辦理暫時(shí)入庫的手續(xù)；當(dāng)收到發(fā)票，只需開具采購收貨單，引用相應(yīng)的估價(jià)入庫單進(jìn)行保存，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)生成對(duì)應(yīng)的紅字估價(jià)單沖回原有估價(jià)單，并做相應(yīng)的會(huì)計(jì)處理；
采購收貨單用于對(duì)貨品辦理入庫手續(xù)，視情況可以引用采購訂單或估價(jià)入庫單進(jìn)行編制，也可以直接開具；
采購付款是指對(duì)采購所發(fā)生的貨款進(jìn)行支付。做應(yīng)付款或預(yù)付沖應(yīng)付時(shí)需引用對(duì)應(yīng)的采購收貨單，也可以直接做預(yù)付款或應(yīng)付轉(zhuǎn)預(yù)付。如果退回預(yù)付款，可直接做預(yù)付款的紅字單據(jù)。如果因退回已付款的收貨單、同時(shí)選擇了沖抵往來造成應(yīng)付款大于貨款，可使用應(yīng)付轉(zhuǎn)預(yù)付將紅字應(yīng)付轉(zhuǎn)為預(yù)付款；
采購?fù)素浻糜趯?duì)采購的貨品進(jìn)行退貨的處理。正常情況下建議退貨時(shí)引用對(duì)應(yīng)的采購收貨單或現(xiàn)款采購單進(jìn)行編制。一般情況下，已付清款項(xiàng)的采購收貨退回時(shí)使用“退回現(xiàn)款”，反之則使用“沖抵往來”。
現(xiàn)款采購用于對(duì)“一手交錢、一手交貨”這種及時(shí)付清往來款項(xiàng)的業(yè)務(wù)進(jìn)行處理，可以免去先收貨、后付款的操作，使處理的過程更加簡(jiǎn)單、直接。
2、銷售管理
銷售訂單、銷售開單、銷售收款、銷售退貨、現(xiàn)款銷售等單據(jù)與采購模塊中相應(yīng)單據(jù)的操作類似，不做重復(fù)解釋；
委托代銷用于將商品委托其他客戶進(jìn)行銷售的業(yè)務(wù)處理，代銷結(jié)算是指對(duì)委托代銷的商品與受托客戶進(jìn)行結(jié)算。如果發(fā)生代銷商品的退貨業(yè)務(wù)，未結(jié)算的商品直接在委托代銷單中選擇“委托退貨”的單據(jù)類型進(jìn)行編制；如果商品已結(jié)算，則需要開具銷售退貨單并引用對(duì)應(yīng)的代銷結(jié)算單；
特別提醒：為了保證成本計(jì)算的準(zhǔn)確性，一般不建議使用負(fù)庫存銷售的方式。
3、倉庫管理
對(duì)于汽車用品行業(yè)這種商品流通型企業(yè)而言，在日常業(yè)務(wù)中不存在生產(chǎn)過程，所以領(lǐng)料單、退料單、產(chǎn)品進(jìn)倉單這三種單據(jù)一般不進(jìn)行編制。當(dāng)然，如果有領(lǐng)用辦公用品等特殊的行政領(lǐng)料業(yè)務(wù)發(fā)生時(shí)，可以使用領(lǐng)料單進(jìn)行編制；另外需要注意的是，產(chǎn)品進(jìn)倉單指的是產(chǎn)成品的驗(yàn)收入庫，并不是對(duì)采購回來的貨品進(jìn)行入庫，所以，在開具采購收貨單后，不能再開具相同的產(chǎn)品進(jìn)倉單；
倉庫調(diào)撥單指的是對(duì)不同倉庫之間的貨品進(jìn)行調(diào)撥處理。在本軟件中，只支持倉庫間的同價(jià)調(diào)撥，換而言之，調(diào)撥單中的貨品單價(jià)不允許修改；
庫存變動(dòng)單用來處理庫存商品的臨時(shí)變動(dòng)業(yè)務(wù)，如汽車用品行業(yè)可能用到的貨品樣品領(lǐng)用。開具庫存變動(dòng)單之后，賬面的庫存數(shù)量不會(huì)改變，這一業(yè)務(wù)只會(huì)在實(shí)際庫存報(bào)表中反應(yīng)；
組裝與拆卸用于對(duì)可進(jìn)行由若干獨(dú)立貨品合并成另一種獨(dú)立貨品，或者一獨(dú)立貨品分解成若干獨(dú)立貨品的業(yè)務(wù)處理。做組裝或拆卸之前，都需要先在組裝后或拆卸前的貨品的基本資料中設(shè)置組成元素資料；
庫存盤點(diǎn)用于對(duì)賬面庫存與實(shí)際的庫存之間的一致性進(jìn)行盤點(diǎn)調(diào)整，或?qū)?jīng)營過程中商品的溢、損進(jìn)行處理。其中，藍(lán)字表示盤盈，紅字表示盤虧；
存貨調(diào)價(jià)用于調(diào)整庫存商品的成本價(jià)。需要特別注意的是，存貨調(diào)價(jià)必須遵循會(huì)計(jì)的謹(jǐn)慎性原則和可變現(xiàn)凈值孰低法原則，在企業(yè)持續(xù)經(jīng)營中因歷史成本與市面價(jià)值出現(xiàn)偏差的情況時(shí)才進(jìn)行成本價(jià)的調(diào)整。所以，不允許使用存貨調(diào)價(jià)單對(duì)由于操作失誤或者計(jì)算中出現(xiàn)的錯(cuò)誤進(jìn)行修正；
4、現(xiàn)金銀行
本模塊主要用于處理企業(yè)日常經(jīng)營活動(dòng)中，對(duì)日常費(fèi)用開支、其他業(yè)務(wù)款項(xiàng)和現(xiàn)金銀行中各賬戶相互轉(zhuǎn)賬等業(yè)務(wù)的處理。費(fèi)用開支和其他收入可以用來處理在采購和銷售模塊中無法進(jìn)行相應(yīng)處理的其他收付款業(yè)務(wù)。
5、帳務(wù)管理
進(jìn)銷存和現(xiàn)金銀行中發(fā)生的業(yè)務(wù)，都將自動(dòng)生成憑證。有需要的話，也可以在憑證錄入中手工編制記賬憑證。當(dāng)然，為了進(jìn)銷存系統(tǒng)的數(shù)據(jù)與帳務(wù)系統(tǒng)的數(shù)據(jù)保持一致，建議所有的業(yè)務(wù)處理都在進(jìn)銷存系統(tǒng)中進(jìn)行錄入，由系統(tǒng)生成對(duì)應(yīng)的機(jī)制憑證。
6、固定資產(chǎn)
固定資產(chǎn)增加、減少，工作量法進(jìn)行計(jì)提折舊的固定資產(chǎn)的工作量錄入，都通過本模塊進(jìn)行處理；
會(huì)計(jì)期間本期增加的固定資產(chǎn)本期不計(jì)提折舊，下期開始計(jì)提折舊；本期減少的固定資產(chǎn)本期照提折舊，下期停止計(jì)提折舊。
7、工資管理
員工的基本工資必須先在員工資料中錄入，基本工資將作為固定數(shù)據(jù)參與工資計(jì)算；
計(jì)算工資前，需要先設(shè)置工資的項(xiàng)目和項(xiàng)目之間的計(jì)算公式。公式必須填寫完整，并檢測(cè)通過才能正常進(jìn)行計(jì)算；
支付工資后，還需要設(shè)置相關(guān)的工資分配科目，才可以進(jìn)行工資費(fèi)用分配；
由于汽車用品行業(yè)不進(jìn)行計(jì)件工資處理，本帳套對(duì)此模塊不做解釋。
四、月末處理操作流程說明
作為進(jìn)銷存和帳務(wù)結(jié)合使用的帳套，進(jìn)行月末處理的流程是：先進(jìn)行進(jìn)銷存期末結(jié)賬，再進(jìn)行帳務(wù)期末結(jié)賬。反之，先進(jìn)行帳務(wù)期末結(jié)賬則會(huì)提示“當(dāng)前會(huì)計(jì)期間不能大于當(dāng)前進(jìn)銷存期間，請(qǐng)先進(jìn)行進(jìn)銷存期末結(jié)賬”。
1、進(jìn)銷存期末處理
進(jìn)銷存期末結(jié)賬之前，必須先對(duì)庫存商品進(jìn)行成本計(jì)算；重算庫存成本是指對(duì)本期的所有庫存商品都進(jìn)行成本的重算操作。為保證庫存成本能及時(shí)、準(zhǔn)確的反應(yīng)，建議日常操作中也定期進(jìn)行重算庫存成本的操作。
進(jìn)銷存結(jié)賬的界面上，有數(shù)據(jù)重整的按鈕，是對(duì)本期所有發(fā)生的數(shù)據(jù)都進(jìn)行重新計(jì)算、整理，建議點(diǎn)擊該按鈕進(jìn)行數(shù)據(jù)重整；
如果由于小數(shù)點(diǎn)位數(shù)累加造成的一、兩分錢偏差，或者成本異常變動(dòng)而造成庫存商品數(shù)量為零而仍然有金額的情況，可在結(jié)賬過程中彈出的“庫存金額調(diào)整”窗口中進(jìn)行調(diào)整。
2、帳務(wù)系統(tǒng)期末處理
首先需要對(duì)固定資產(chǎn)進(jìn)行計(jì)提折舊；
對(duì)憑證進(jìn)行審核、登帳，損益類科目有發(fā)生額的需要進(jìn)行結(jié)轉(zhuǎn)損益，有外幣核算業(yè)務(wù)還需要進(jìn)行期末調(diào)匯。如果有某一項(xiàng)工作沒有進(jìn)行，在做期末結(jié)賬時(shí)，會(huì)有相應(yīng)的提示，根據(jù)提示再行檢查即可；
資產(chǎn)負(fù)債表隨時(shí)都可以查看，利潤表必須在帳務(wù)結(jié)賬后才能查看，現(xiàn)金流量表需要先設(shè)置核算現(xiàn)金流量科目、再手工進(jìn)行現(xiàn)金流量分配才能生成。
五、操作員定義和授權(quán)操作說明
帳套至少必須有一個(gè)系統(tǒng)管理員，管理員擁有全部的權(quán)限；
授權(quán)時(shí)，可直接給指定的操作員授予權(quán)限；也可以通過設(shè)置一個(gè)組的權(quán)限，該組的操作員將自動(dòng)繼承組的所有權(quán)限；
對(duì)操作員所在的組，可以交叉指定。即一個(gè)操作員可以同時(shí)隸屬于不同組別，同時(shí)擁有所在的全部組的所有權(quán)限。
六、日常維護(hù)操作說明
為避免由于意外事故造成電子數(shù)據(jù)被破壞所導(dǎo)致的損失，強(qiáng)烈建議定期做好備份工作。備份是指將當(dāng)前的數(shù)據(jù)狀態(tài)，壓縮成速達(dá)軟件所特有的備份文件，為了保證數(shù)據(jù)的完整性和安全性，該文件采用了速達(dá)軟件獨(dú)特的算法進(jìn)行壓縮處理，只有通過軟件的恢復(fù)功能恢復(fù)到軟件中才能進(jìn)行使用，而不能使用其他外部工具打開。備份時(shí)，先停止服務(wù)器，點(diǎn)擊帳套維護(hù)，選取帳套點(diǎn)擊備份按鈕，再選好路徑即可；恢復(fù)時(shí)，同樣停止服務(wù)器，在帳套維護(hù)中點(diǎn)擊恢復(fù)按鈕，選取相應(yīng)的備份文件即可。
新版軟件使用的后臺(tái)數(shù)據(jù)庫為MS SQL Server 2000，所以帳套的數(shù)據(jù)文件不建議直接拷貝出來做維護(hù)工作。如確實(shí)需要用到引入數(shù)據(jù)文件的功能，前提是數(shù)據(jù)文件是進(jìn)行過正常的分離操作，并且可以正常附加到數(shù)據(jù)庫的才能成功引入。如果不能引入，可以聯(lián)系速達(dá)軟件公司的技術(shù)支持人員嘗試對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行修復(fù)。
帳套持續(xù)使用一段時(shí)間后，由于數(shù)據(jù)量持續(xù)累增加大，可能會(huì)造成帳套運(yùn)行速度降低。這時(shí)可以用軟件中的初始數(shù)據(jù)導(dǎo)入功能，將帳套的基礎(chǔ)資料和期末余額轉(zhuǎn)到一個(gè)新的帳套，在新的帳套中繼續(xù)進(jìn)行工作。做初始數(shù)據(jù)導(dǎo)入之前，必須先把帳套進(jìn)行結(jié)賬，并且不能再錄入下一期的數(shù)據(jù)。
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