速達(dá)3000軟件五金行業(yè)方案

一、行業(yè)屬性設(shè)定
針對五金企業(yè)的特點(diǎn)，企業(yè)在設(shè)置行業(yè)屬性時(shí)，可參照下面的設(shè)置參數(shù)：
1、所屬行業(yè)及納稅性質(zhì)
所屬行業(yè)：商品流通企業(yè)
納稅性質(zhì)：一般納稅人
上述的兩個(gè)設(shè)置選項(xiàng)，企業(yè)可參考企業(yè)的營業(yè)執(zhí)照。
2、進(jìn)銷存系統(tǒng)與賬務(wù)系統(tǒng)結(jié)合使用
該選項(xiàng)非常重要，直接影響到軟件的業(yè)務(wù)流程，并且以后無法修改；
如果選擇“進(jìn)銷存系統(tǒng)與賬務(wù)系統(tǒng)結(jié)合使用”，所有進(jìn)銷存業(yè)務(wù)在單據(jù)保存后即自動產(chǎn)生憑證；
如果選擇“進(jìn)銷存系統(tǒng)與賬務(wù)系統(tǒng)分開使用”，進(jìn)銷存業(yè)務(wù)單據(jù)不能自動產(chǎn)生憑證，進(jìn)銷存系統(tǒng)與財(cái)務(wù)系統(tǒng)完全分開，所有憑證必須手工完成；
因?yàn)樗龠_(dá)3000系列軟件每月憑證最大數(shù)量有限制（7.1版本之前每月憑證最大數(shù)量9999張；7.1版本開始每月憑證數(shù)量增加到999999張），所以必須根據(jù)公司實(shí)際業(yè)務(wù)情況來決定，如果公司每月單據(jù)數(shù)量非常大，同時(shí)選擇了結(jié)合使用，每張單據(jù)生成一張憑證，那么，當(dāng)憑證數(shù)量達(dá)到最大數(shù)量的時(shí)候，該會計(jì)期間將無法再保存新的單據(jù)或憑證；同時(shí)憑證數(shù)量很大，導(dǎo)致憑證審核、登帳速度下降；
對于一般五金企業(yè)來講，我們建議選擇“進(jìn)銷存系統(tǒng)與賬務(wù)系統(tǒng)結(jié)合使用”，因?yàn)橐话阄褰鹌髽I(yè)日常業(yè)務(wù)量繁多，但是配備相關(guān)操作人員相對較少，在很多時(shí)候，員工都需要“身兼多職”，因此，為簡化管理流程，提高工作效率，我們建議，進(jìn)銷存系統(tǒng)與賬務(wù)系統(tǒng)結(jié)合使用。
3、科目級長
對科目級長的管理，我們實(shí)行六級管理制，并采用“4-4-3-3-2-2”這種科目級長設(shè)置方式。
在“進(jìn)銷存與財(cái)務(wù)結(jié)合使用”的設(shè)置下，軟件會自動在“應(yīng)收帳款”、“應(yīng)付帳款”、“預(yù)收帳款”、“預(yù)付帳款”這幾個(gè)往來科目下根據(jù)客戶、供應(yīng)商資料自動添加相應(yīng)的二級會計(jì)科目，所以二級科目長度直接影響客戶供應(yīng)商的數(shù)量；所以企業(yè)最好根據(jù)一年左右可能會有的最大的客戶、供應(yīng)商數(shù)量來設(shè)置二級科目長度。
在設(shè)置二級長度時(shí)，我們遵循“取大優(yōu)先、預(yù)留發(fā)展”的原則，建議將二級科目長度設(shè)定為4。
4、倉庫庫存選項(xiàng)
在倉庫庫存選項(xiàng)的設(shè)置中，我們建議用戶使用如下的倉庫庫存設(shè)置選項(xiàng)：
是否允許零庫存出庫：否
是否允許負(fù)庫存結(jié)賬：否
為了便于成本的核算、為方便月未企業(yè)各部門間的對賬，在倉庫庫存選項(xiàng)的設(shè)定上，我們建議禁止負(fù)庫存出庫的業(yè)務(wù)，同時(shí)禁止企業(yè)期未負(fù)庫存結(jié)賬。
負(fù)庫存出庫，它在成本運(yùn)算時(shí)，造成成本運(yùn)算的錯(cuò)誤，同時(shí)，負(fù)庫存出庫，將給倉庫的管理也造成一定的影響，因此，為了讓企業(yè)決策層了解到當(dāng)前企業(yè)的庫存成本，掌握當(dāng)前企業(yè)的經(jīng)營信息，我們避免采用負(fù)庫存設(shè)置選項(xiàng)。
5、價(jià)格跟蹤方式
在價(jià)格跟蹤方式的選擇上，我們建議用戶選擇以“以參考價(jià)”這種價(jià)格跟蹤方式。
采用以參考價(jià)跟蹤方式，企業(yè)只須把收集回來的價(jià)格信息依次填寫到貨品資料中，當(dāng)日后企業(yè)填制采購類或銷售類單據(jù)時(shí)，系統(tǒng)即提供某涂料最近的參考進(jìn)價(jià)及參考售價(jià)，這樣大大地方便企業(yè)對價(jià)格的調(diào)控力度。
6、憑證字
在“憑證字”類型的選擇上，我們建議用戶選擇“收、付、轉(zhuǎn)”這種憑證字類型。
系統(tǒng)共提供了“記”、“收、付、轉(zhuǎn)”、“現(xiàn)收、現(xiàn)付、銀收、銀付”、“轉(zhuǎn)”三種憑證字，在設(shè)置該選項(xiàng)時(shí)，建議企業(yè)根據(jù)會計(jì)核算的要求來選擇。
7、賬套啟用日期
在設(shè)置賬套啟用日期時(shí)，建議用戶選擇每月的第一天；
啟用賬套后，將無法錄入啟用日期之前的業(yè)務(wù)單據(jù)、憑證，因此用戶在確認(rèn)“賬套啟用日期”時(shí)，應(yīng)確認(rèn)在此日期前沒有需要錄入系統(tǒng)的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)發(fā)生。

二、基礎(chǔ)資料及編碼制定規(guī)則
1、地區(qū)資料
建議企業(yè)根據(jù)地域的劃分，對地區(qū)資料實(shí)行三級管理，即“片區(qū)—省—市”的管理制度，片區(qū)包括華區(qū)、華南、華東、西南等若干大區(qū)，在片面下設(shè)省級管理，省級下再設(shè)市級管理，便于企業(yè)管理者對各地區(qū)銷售的統(tǒng)計(jì)。
2、部門資料
在五金企業(yè)中，一般都設(shè)有銷售部、財(cái)務(wù)部、采購部、行政部、倉管等部門，在使用中，我們只須將上述的部門資料依次地錄入到“部門資料”中即可。
3、員工資料
“員工資料”記錄了員工的姓名、籍貫、學(xué)歷、所屬部門、聯(lián)系方式等有關(guān)的資料，錄入員工資料后，企業(yè)可實(shí)行簡單的人事管理，同時(shí)也便于對管理者對員工信息的了解。
員工資料的編碼方法一般有以下兩種：1）員工順序號；2）部門字母簡稱+本部門員工順序號；企業(yè)可根據(jù)實(shí)際情況選擇；
工資計(jì)算方法：五金企業(yè)的工資發(fā)送方式一般采用“月度”工資，只有部門生產(chǎn)員工才需要使用“計(jì)件”工資，企業(yè)根據(jù)員工具體的情況進(jìn)行選擇；
如果某員工為企業(yè)的業(yè)務(wù)員，我們還須選擇“業(yè)務(wù)員”選項(xiàng)。
4、往來單位資料
往來單位資料包括客戶資料和供應(yīng)商資料。
1）“客戶資料”可記錄企業(yè)往來客戶的簡稱、全稱、所屬地區(qū)、網(wǎng)址、納稅號等有關(guān)信息，錄入客戶資料，可實(shí)行高效的客戶管理，同時(shí)也便于企業(yè)營銷工作的開展。
作為一個(gè)流通企業(yè)，其往業(yè)客戶均來源于全國各地，因此，制定科學(xué)的、可行的、實(shí)用的客戶編碼就非常重要，經(jīng)過我們的分析，建議企業(yè)采用以下編碼設(shè)置方案：
“地區(qū)名稱首拼” + “順序號” + “_C”
在上述的客戶編碼設(shè)置方法中，“地區(qū)名稱首拼”為某地區(qū)的漢語拼音的頭一位字母，“順序號”為錄入某地區(qū)客戶的先后順序號, “C”為英文Client，意為客戶。比如，我們可以將“佛山雪林”的客戶編碼設(shè)為“FS001_C”，從這個(gè)客戶編碼中，我們就可以看出，“FS”為“佛山”的漢語拼音簡稱，“0001”為佛山地區(qū)客戶的順序號，“C”為客戶的簡稱。
2）“供應(yīng)商資料”可記錄企業(yè)往來供應(yīng)商的簡稱、全稱、所屬地區(qū)、網(wǎng)址、納稅號等有關(guān)信息，錄入客戶資料，可實(shí)行高效的客戶管理，同時(shí)也便于企業(yè)營銷工作的開展。
供應(yīng)商資料編碼設(shè)置可參考客戶資料的編碼設(shè)置方案：議企業(yè)采用以下編碼設(shè)置方案：
“地區(qū)名稱首拼” + “順序號” + “_V”
在上述的供應(yīng)商編碼設(shè)置方法中，“地區(qū)名稱首拼”為某地區(qū)的漢語拼音的頭一位字母，“順序號”為錄入某地區(qū)供應(yīng)商的先后順序號, “V”為供應(yīng)商的英文簡稱。比如，我們可以將“北京大成商貿(mào)”的供應(yīng)商編碼設(shè)為“BJ001_V”，從這個(gè)客戶編碼中，我們就可以看出，“BJ”為“北京”的漢語拼音簡稱，“0001”為佛山地區(qū)客戶的順序號，“V”為客戶的簡稱。
正是通過這種編碼設(shè)定方法，操作員大大加快了填制業(yè)務(wù)單據(jù)時(shí)的檢索效率，同時(shí)也方便了企業(yè)管理者對往來單位資料的查閱。
5、倉庫資料
企業(yè)根據(jù)自身的實(shí)際情況，將企業(yè)設(shè)置的倉庫資料一一錄入。
7、貨品類別
作為一個(gè)五金企業(yè)，其管理的貨品非常多，因此，我們有必要地對這些貨品分門別類地進(jìn)行管理，設(shè)置貨品類別成為了管理貨品的有力手段。
在實(shí)際工作中，對五金企業(yè)的貨品類別實(shí)行多級類別管理。即對貨品的類別，統(tǒng)一由銷售部門設(shè)定，在設(shè)定貨品類別時(shí)，必須先考慮到企業(yè)日后的實(shí)際應(yīng)用，然后按照五金的品牌進(jìn)行劃分，再按照某系列所隸屬的品牌依次進(jìn)行設(shè)定。完整的貨品類別設(shè)定方法如下：
品牌.系列
在五金企業(yè)中，“安耐娜”為一五金產(chǎn)品品牌，如該品牌下設(shè)系列，則可作為二級貨品類別。
8、貨品資料
“貨品資料”可記錄企業(yè)庫存商品的簡稱、全稱、成本核算方法、價(jià)格信息、所屬貨品類別等有關(guān)信息。
（1）貨品編碼的設(shè)定
為更科學(xué)、更高效、更合理對企業(yè)庫存進(jìn)行管理，就必須對貨品進(jìn)行數(shù)字化、編碼化的管理，貨品編碼管理的方法，統(tǒng)一采用如下的編碼制定方法：
品牌代碼 + 系列代碼 + 順序號
在實(shí)際應(yīng)用中，我們在制訂貨品編碼前，可先對品牌、系列進(jìn)行編碼制訂，制定該編碼后，再將該編碼用EXCEL的方式保存或打印出來，這樣，將有助于日后企業(yè)對貨品編碼的制訂。
考慮到當(dāng)前企業(yè)的應(yīng)用需要及日后的發(fā)展，我們統(tǒng)一把貨品編碼的長度定義為8-10位，在“品牌代碼.系列代碼.順序號”這種編碼方式下，頭一組合為品牌的漢語拼單的縮寫，緊接的一組為該品牌下的系列的漢語拼音的縮寫，最后一組為該系列的順序號。
比如，制定貨品“MX-204235”的編碼時(shí)，我們首先分析，該貨品為“安耐娜”品牌的一個(gè)貨品，“安耐娜”的漢語拼音簡稱為“ANN”，“0015”為該品牌的一個(gè)順序號，參照“品牌代碼.系列代碼.順序號”的編碼方式后，我們就可將該貨品的編碼制定為“ANN-0001”。
（2）成本核算方法
根據(jù)國家稅法的要求及五金產(chǎn)品存貯的特點(diǎn)，成本核算方法，我們采用“全月一次平均法”這種存貨計(jì)價(jià)方法，采用該計(jì)價(jià)方法，操作方法比較簡便，同時(shí)，庫存成本也較為真實(shí)，能客觀、及時(shí)、準(zhǔn)確地反映當(dāng)前企業(yè)的實(shí)際庫存成本。
（3）其他設(shè)置
為加快制單人員錄入單據(jù)的速度，企業(yè)還可設(shè)置“貨品條碼”及“助記碼”。
9、貨品價(jià)格信息
在設(shè)置“賬套選項(xiàng)”時(shí)，我們設(shè)置了“按參考價(jià)”這種價(jià)格跟蹤方式。參考價(jià)包括參考進(jìn)價(jià)及參考售價(jià)兩個(gè)價(jià)格，我們可將以上的參考價(jià)于“設(shè)置貨品價(jià)格”依次進(jìn)行輸入。
10、會計(jì)科目
設(shè)置“會計(jì)科目”時(shí)，企業(yè)可參照原來企業(yè)的手工賬，把原來手工賬時(shí)用到的會計(jì)科目，逐一錄入到系統(tǒng)中。
11、存貨類型
存貨類型設(shè)置的好壞，關(guān)系到整個(gè)進(jìn)銷存系統(tǒng)與賬務(wù)系統(tǒng)的鏈接，因此，存貨類型必須設(shè)置正確。為了簡化日常的工作，結(jié)合化工行業(yè)使用的特點(diǎn)，“存貨類型”均使用系統(tǒng)默認(rèn)的存貨類型，即“庫存商品”、“主營業(yè)務(wù)收入”、“主營業(yè)務(wù)成本”下不設(shè)明細(xì)會計(jì)科目，這樣，當(dāng)企業(yè)新增貨品時(shí)，該貨品對應(yīng)的“存貨類型”統(tǒng)一選擇“庫存商品核算”。
12、收付款賬戶
經(jīng)我們研究，作為流通型企業(yè)，每天的業(yè)務(wù)往來非常多，比如現(xiàn)金的收支、賬戶資金的劃轉(zhuǎn)，為了方便統(tǒng)計(jì)企業(yè)資金的收付，了解每筆資金的來龍去脈，因此，我們必須定義“收付款賬戶”。
收付款賬戶的設(shè)置工作，可于設(shè)置會計(jì)科目后進(jìn)行。比如，我們在“銀行存款”下設(shè)立了“招商銀行”、“工商銀行”、“建設(shè)銀行”等會計(jì)科目，因此，為了區(qū)分企業(yè)銀行賬戶，我們可于“收付款賬戶”下設(shè)“招商銀行”、“工商銀行”、“建設(shè)銀行”等銀行存款賬戶。
13、收支類別
除采購、銷售業(yè)務(wù)外，企業(yè)在經(jīng)營過程中，還會產(chǎn)生一些經(jīng)營費(fèi)用，如何控制、如何管理企業(yè)日常的開支，成為企業(yè)開源節(jié)流的關(guān)鍵。
為了更科學(xué)地對企業(yè)的收入費(fèi)用進(jìn)行管理，通過設(shè)置“收支類別”即可實(shí)現(xiàn)，在以往，企業(yè)的日常開支、營業(yè)外收入均由會計(jì)人員錄入，這樣，一方面，會計(jì)的工作量非常繁多，另一方面，重復(fù)性工作影響了企業(yè)運(yùn)營的效率。
收支類別的設(shè)置，可于設(shè)置會計(jì)科目后進(jìn)行。比如，我們在“管理費(fèi)用”下設(shè)立了“水費(fèi)”及“電費(fèi)”等會計(jì)科目，為有效地對企業(yè)的收入、支出項(xiàng)目進(jìn)行管理，我們可于“收支類別”下設(shè)置類似于“管理費(fèi)用—水費(fèi)”、“管理費(fèi)用—電費(fèi)”等類別。

三、權(quán)限設(shè)置與控制
企業(yè)管理系統(tǒng)不是一個(gè)人就可以獨(dú)立操作的，它需要企業(yè)內(nèi)部各個(gè)職能部門共同協(xié)調(diào)運(yùn)用和執(zhí)行，因此，我們必須對各部門的操作人員使用系統(tǒng)的權(quán)限進(jìn)行設(shè)置。
在權(quán)限設(shè)定前，企業(yè)必須統(tǒng)計(jì)操作本系統(tǒng)的使用部門及各部門的操作人員名單
了解使用部門及使用人員后，我們權(quán)限設(shè)定時(shí)，可以使用如下的授權(quán)策略：
操作員—>組—>授權(quán)
比如，武艷英與祁飛為銷售部員工，在企業(yè)的應(yīng)用中，根據(jù)該員工的工作性質(zhì)，他們只能填制銷售類單據(jù)及查看銷售類報(bào)表，因此，在“操作員定義及權(quán)限”時(shí)，企業(yè)可把銷售部看成是一個(gè)“銷售部”，然后再對該“銷售部”進(jìn)行統(tǒng)一的授權(quán)（即授予該“組”具有相應(yīng)的銷售權(quán)限，可授予該部門具體查看、瀏覽、新增、修改、刪除、執(zhí)行、打印、打印定制的權(quán)限），通過權(quán)限的分配后，武艷英與祁飛就自動繼承了“銷售部”的所有權(quán)限。通過這樣的授權(quán)方法，就可以大大地減少授權(quán)工作量，也簡化了授權(quán)的操作。

四、部門業(yè)務(wù)流程
1、采購部門
采購部門主要處理企業(yè)采購貨品時(shí)所填制的采購類單據(jù)。
（1）采購訂單
采購訂單為企業(yè)向供應(yīng)商訂購商品的一種意圖、意向的商業(yè)行為。在速達(dá)3000Pro中，采購訂單不是采購業(yè)務(wù)的必須流程，企業(yè)根據(jù)實(shí)際業(yè)務(wù)需要決定是否制作采購訂單。
當(dāng)企業(yè)與供應(yīng)商簽訂相應(yīng)的采購訂貨單時(shí)，采購部必須按要求填制采購訂單，在填制采購訂單時(shí)，必須注明該訂單的收貨日期，同時(shí)，采購部必須把采購業(yè)務(wù)員名稱記錄在案，當(dāng)遇到中止采購訂單執(zhí)行的業(yè)務(wù)時(shí)，采購部必須及時(shí)找到對應(yīng)的采購訂單，并將該訂單的狀態(tài)設(shè)為“中止”標(biāo)志。
（2）采購入庫業(yè)務(wù)
如企業(yè)收到對方訂購的商品，采購部必須辦理貨品的入庫手續(xù)。
在實(shí)際業(yè)務(wù)中，辦理入庫手續(xù)的類型有估價(jià)入庫、采購收貨及現(xiàn)款采購三種。
①現(xiàn)款采購
如果企業(yè)用現(xiàn)款方式向供應(yīng)商支付商品貨款，對于這種業(yè)務(wù)的處理，企業(yè)可直接填制“現(xiàn)款采購”。
②采購收貨
如企業(yè)通過往來核算的方式支付商品的貨款時(shí)，企業(yè)則須填制“采購收貨”，在填制該業(yè)務(wù)單據(jù)時(shí)，采購部必須在單據(jù)中注明“付款期限”等事項(xiàng)，這樣，當(dāng)逾期企業(yè)仍未支付該貨款時(shí)，系統(tǒng)即自動將該未付貨款通過“超期應(yīng)付款”統(tǒng)計(jì)出來。
③估價(jià)入庫
如企業(yè)在收貨時(shí)，尚未收到對方供應(yīng)商的發(fā)票時(shí)，則填制“估價(jià)入庫”，若日后企業(yè)收到對方的發(fā)票時(shí)，采購部可通過“采購收貨”選擇“估價(jià)入庫”單據(jù)，將估價(jià)入庫單轉(zhuǎn)為正式的采購收貨單。
（3）采購付款
當(dāng)企業(yè)需要支付對方供就商貨款時(shí)，采購部可根據(jù)“采購收貨”來辦理“采購付款”，對于這種業(yè)務(wù)，該單據(jù)的“付款類型”可選擇“應(yīng)付款”。
當(dāng)企業(yè)支付給對方供應(yīng)商的預(yù)付款或訂金時(shí)，則采購部須如實(shí)地將支付的金額通過“預(yù)付款”這種付款類型輸入到系統(tǒng)中。
（4）采購?fù)素?BR style="PADDING-RIGHT: 0px; PADDING-LEFT: 0px; PADDING-BOTTOM: 0px; MARGIN: 0px; WORD-SPACING: 0px; FONT: 12px/25px Verdana, Arial, Tahoma; TEXT-TRANSFORM: none; COLOR: rgb(65,65,65); TEXT-INDENT: 0px; PADDING-TOP: 0px; WHITE-SPACE: normal; LETTER-SPACING: normal; BACKGROUND-COLOR: rgb(255,255,255); TEXT-ALIGN: justify; orphans: 2; widows: 2; webkit-text-size-adjust: auto; webkit-text-stroke-width: 0px">在收貨后，如企業(yè)發(fā)現(xiàn)五金的質(zhì)量或品質(zhì)存在問題時(shí)，經(jīng)雙方協(xié)商后，企業(yè)可填制“采購?fù)素洝鞭k理某五金商品的退貨手續(xù)。
采購?fù)素浄譃闊o單退貨和對單退貨，建議企業(yè)不要使用無單退貨，以保證單據(jù)中的應(yīng)付金額和應(yīng)付匯總表的數(shù)據(jù)一致。
2、銷售部門
銷售部門主要處理企業(yè)銷售貨品時(shí)所填制的銷售類單據(jù)。因?yàn)槠髽I(yè)的銷售業(yè)務(wù)較多，所以安排張英和謝小艷來填制銷售類業(yè)務(wù)單據(jù)。
（1）銷售訂單
銷售訂單為往來客戶向企業(yè)訂購商品的一種意圖、意向的商業(yè)行為。在速達(dá)3000Pro中，銷售訂單不是銷售業(yè)務(wù)的必須流程，企業(yè)根據(jù)實(shí)際業(yè)務(wù)需要決定是否制作銷售訂單。
當(dāng)企業(yè)與客戶簽訂相應(yīng)的銷售訂單時(shí)，銷售部門必須按要求填制“銷售訂單”，在填制銷售訂單時(shí)，必須于單據(jù)中注明發(fā)貨日期，同時(shí)，還須把銷售業(yè)務(wù)員名稱記錄在案。當(dāng)企業(yè)中止訂單執(zhí)行時(shí)，及時(shí)找到相對應(yīng)的“銷售訂單”，并將該訂單的標(biāo)志設(shè)為“中止”。
（2）銷售出庫業(yè)務(wù)
速達(dá)3000軟件文具行業(yè)方案
下一條：速達(dá)5000電子行業(yè)方案