速達3000軟件文具行業(yè)方案

操 作 說 明 
――文具用品行業(yè)演示賬套

    基本信息：速達3000pro ，管理員密碼為空。適用文具用品行業(yè)。
    文具行業(yè)是中國輕工產(chǎn)業(yè)發(fā)展最迅速、最完善的一個行業(yè)。中國文具市場容量已突破人民幣1000億元，近年來的文具市場發(fā)展步伐均在10%以上，隨著國內(nèi)經(jīng)濟的發(fā)展，集團購買力的提高，將更加加速文具行業(yè)的發(fā)展。
    我國現(xiàn)有中小學(xué)生約1.9億人，大中學(xué)生約4000萬人，成人在校生約500萬人，企事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)約3400萬人。社會的發(fā)展要求進一步增強國民 的文化教育素質(zhì)，教育投資大幅增加，文具行業(yè)有著十分廣闊的消費市場。如果把文具行業(yè)的發(fā)展分為初級階段、競爭階段、成熟階段的話，目前文具行業(yè)已進入了 后競爭階段，也就是逐步步入品牌化時代，文具行業(yè)的競爭方式由單一的價格競爭轉(zhuǎn)向服務(wù)、管理、購物環(huán)境等多方位的品牌化競爭。面對品種繁多的文具用品，消 費者可選擇的余地也越來越多，國外競爭對手的涌入，將使得整個市場的競爭壓力不斷加強，未來的競爭也將更加殘酷。
    在這樣的社會競爭和壓力下，作為一個企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)者是否能針對市場的行情及公司的情況做出最合適的決策，已經(jīng)直接影響的一個企業(yè)能否正常發(fā)展乃至能 否生存。速達3000Pro在集進銷存帳務(wù)一體化的基礎(chǔ)上，融入了先進的物流理念，科學(xué)的 OGHP（O－operator，G－group，H－h(huán)umanity，P－permission）技術(shù)，讓企業(yè)能實時的了解公司運轉(zhuǎn)情況，針對市場情 況做出正確的決策。
一、系統(tǒng)平臺
為使企業(yè)能更好地利用速達3000PRO管理企業(yè)的日常業(yè)務(wù)，更好地促進部門間信息的共享，我們特推薦如下的硬件操作平臺及網(wǎng)絡(luò)環(huán)境：
1、計算機配置方案

作為文具類的批發(fā)、零售企業(yè)，同一貨品的品牌多，日常的業(yè)務(wù)量大，數(shù)據(jù)量也較為龐大，同時，企業(yè)須隨時查 詢產(chǎn)品的庫存數(shù)量及其庫存成本，因此，在配置服務(wù)時，我們必須考慮服務(wù)器必須具備安全性、穩(wěn)定性、快速性等困素，基于以上的原因，我們建議系統(tǒng)的服務(wù)器的 配置相對較高，如有條件的企業(yè)，服務(wù)器可使用帶SCSI硬盤、INTEL XEON處理器這些高端的設(shè)備作為服務(wù)器。
對于操作系統(tǒng)的選擇，由于系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)平臺為一個對等的網(wǎng)絡(luò)，為考慮到綜合性能的使用，服務(wù)器的配置建議采用MICEOSOFT　WINDOWS2000 SERVER版本或更高版本，其他的客戶機建議在MICEOSOFT　WINDOWS2000 PROFESSIONAL平臺下使用。
2、網(wǎng)絡(luò)拓樸架構(gòu)
在架構(gòu)企業(yè)網(wǎng)絡(luò)架構(gòu)時，我們既要考慮到當(dāng)前使用的實際應(yīng)用，也須考慮到將來企業(yè)的發(fā)展需求，為使企業(yè)能在一個高效的環(huán)境下應(yīng)用系統(tǒng)，我們提議企業(yè)采用如下的網(wǎng)絡(luò)拓樸架構(gòu)：

二、建帳設(shè)置說明 
1、賬套代號：      文具行業(yè)
2、企業(yè)名稱：      文具
3、所屬行業(yè)：        商品流通企業(yè)
4、納稅性質(zhì)：        一般納稅人
5、是否小企業(yè)會計制度：      否
6、是否結(jié)合使用：        進銷存與帳務(wù)結(jié)合使用
7、會計科目長度結(jié)構(gòu)：        4-4-3-2-2-2
8、憑證字：          記
9、賬套啟用日期：        2006-1-1
10、倉庫庫存選項：        禁止負庫存出庫及期未負庫存結(jié)賬
11、價格跟蹤方式：        以參考價
注解：
說明3，本賬套主要用于文具用品的進銷存業(yè)務(wù)演示，故選擇“商品流通企業(yè)”；
說明6，為簡化管理流程，提高工作效率，我們建議，進銷存系統(tǒng)與賬務(wù)系統(tǒng)結(jié)合使用；
說明7，對科目級長的管理，我們實際六級管理制，二級會計科目的長度與賬套所能允許的往來單位數(shù)量密切相關(guān)，目前估計有少于10000個的客戶或者供應(yīng)商數(shù)量，故設(shè)置為4位，即最多可以錄入9999個供應(yīng)商或者客戶資料；
說明9，以年度的第一個月份作為賬套的啟用月份，較具代表性，對接下來的統(tǒng)計工作也更直觀，所以設(shè)置為2006-1-1。
說明10，為了便于成本的核算、為方便月未企業(yè)部門間的對賬，在倉庫庫存選項的設(shè)定上，我們建議禁止負庫存出庫的業(yè)務(wù)，同時禁止企業(yè)期未負庫存結(jié)賬。負庫 存出庫，它在成本運算時，造成成本運算的錯誤，同時，負庫存出庫，將給倉庫的管理也造成一定的影響，因此，為了讓企業(yè)決策層了解到當(dāng)前企業(yè)的庫存成本，掌 握當(dāng)前企業(yè)的經(jīng)營信息，我們避免采用負庫存設(shè)置選項。
說明11，采用以參考價跟蹤方式，企業(yè)只須把收集回來的價格信息依次填寫到貨品資料中，當(dāng)日后企業(yè)填制采購類或銷售類單據(jù)時，系統(tǒng)即提供某文具最近的參考進價及參考售價，這樣大大地方便企業(yè)對價格的調(diào)控力度。
特別注意：在建帳的設(shè)置中，帳套代號，所屬行業(yè)，納稅性質(zhì)，是否小企業(yè)會計制度，進銷存與帳務(wù)是否結(jié)合使用，會計科目長度結(jié)構(gòu)，憑證字及賬套啟用日期，在建賬完成后都不允許更改 
三、基礎(chǔ)資料設(shè)置 
1、地區(qū)資料 
考慮到文具的流通性，為統(tǒng)計企業(yè)各地區(qū)的銷售狀況，我們對地區(qū)資料實行三級管理，即“省—市—區(qū)”的管理制度，這樣，既保證了企業(yè)當(dāng)前銷售政策的執(zhí)行，也便于企業(yè)管理者對各地區(qū)銷售的統(tǒng)計。
2、往來單位 
（1）客戶資料：可記錄企業(yè)往來客戶的簡稱、全稱、所屬地區(qū)、網(wǎng)址、納稅號等有關(guān)信息，錄入客戶資料，可實行高效的客戶管理，同時也便于企業(yè)營銷工作的開 展�？蛻舻挠⑽氖荂lient，我們用“C”＋“－”＋“流水號”來編制客戶的編碼，比如，萬家文具有限公司，我們可將其編碼設(shè)為C－0001。
（2）供應(yīng)商資料：可記錄企業(yè)供貨商的簡稱、全稱、所屬地區(qū)、網(wǎng)址、納稅號等有關(guān)信息。供應(yīng)商的英文是Supplier，類似于客戶的編碼規(guī)則，可以用“S”＋“－”＋“流水號”來編制編碼。
如果客戶/供應(yīng)商資料比較多的話，可以將客戶/供應(yīng)商資料在excel里分別制成表格成批的導(dǎo)入，同時應(yīng)該注意excel表的格式，建議從演示賬套中導(dǎo)出 一份表格以參考格式，excel表中單元格的內(nèi)容盡量避免使用特殊符號，半角逗號絕對不能出現(xiàn)。
建帳時有期初往來款的，需要在初始化時在客戶資料或供應(yīng)商資料中的“實際欠款”中錄入，其中，預(yù)收和預(yù)付應(yīng)以負數(shù)錄入。期初往來款在賬套啟用之后將不允許更改或補充。
3、倉庫資料 
由于文具的種類、品牌繁多，為了直觀的了解庫存情況，便于倉庫管理，我們對倉庫的設(shè)置有兩種方法：a、通過倉庫將文具進行分類，例如，辦公文具倉庫，電子 產(chǎn)品倉庫，美術(shù)用品倉庫，學(xué)生用品倉庫。b、通過倉庫將各個地區(qū)的庫存區(qū)分。
4、貨品資料 
針對倉庫資料a方法的設(shè)置，我們以“貨品類別的前兩個拼音縮寫”＋“－”＋“流水號”來設(shè)置貨品編碼；針對倉庫資料b方法的設(shè)置，我們以“地區(qū)的拼音縮寫”＋“－”＋“流水號”來設(shè)置貨品編碼。
根據(jù)國家稅法的要求及文具用品存貯的特點，成本核算方法，我們采用“全月一次平均法”這種存貨計價方法，采用該計價方法，操作方法比較簡便，同時，庫存成本也較為真實，能客觀、及時、準確地反影當(dāng)前企業(yè)的實際庫存成本。
如果貨品資料比較多的話，可以將貨品資料在excel里制成表格成批的導(dǎo)入，同時應(yīng)該注意excel表的格式，建議從演示賬套中導(dǎo)出一份表格以參考格 式，excel表中單元格的內(nèi)容盡量避免使用特殊符號，半角逗號絕對不能出現(xiàn)。
貨品資料的相關(guān)信息，如存貨類型、貨品屬性、成本核算方法、加權(quán)價都必須在初始化狀態(tài)時定義好。啟用帳套后，上述信息都不允許修改或補充。
5、存貨類型 
存貨類型設(shè)置的好壞，關(guān)系到整個進銷存系統(tǒng)與賬務(wù)系統(tǒng)的鏈接，因此，存貨類型必須設(shè)置正確。為了簡化日常的工作，結(jié)合化工行業(yè)使用的特點，“存貨類型”均 使用系統(tǒng)默認的存貨類型，即“庫存商品”、“主營業(yè)務(wù)收入”、“主營業(yè)務(wù)成本”下不設(shè)明細會計科目，這樣，當(dāng)企業(yè)新增貨品時，該貨品對應(yīng)的“存貨類型”統(tǒng) 一選擇“庫存商品核算”。
6、期初庫存的錄入： 
期初的庫存必須在初始化貨品庫存中錄入，期初有委托代銷業(yè)務(wù)的必須在委托代銷初始化中錄入，期初有估價入庫業(yè)務(wù)的也必須在估價入庫初始化中錄入。以上三項在賬套啟用后將不允許修改或補充。
7、會計科目 
設(shè)置“會計科目”時，企業(yè)可參照原來企業(yè)的手工賬，把原來手工賬時用到的會計科目，逐一錄入到系統(tǒng)中。
8、收付款賬戶 
經(jīng)我們研究，作為流通型企業(yè)，每天的業(yè)務(wù)往來非常多，比如現(xiàn)金的收支、賬戶資金的劃轉(zhuǎn)，為了方便統(tǒng)計企業(yè)資金的收付，了解每筆資金的來龍去脈，因此，我們必須定義“收付款賬戶”。
收付款賬戶的設(shè)置工作，可于設(shè)置會計科目后進行。比如，我們在“銀行存款”下設(shè)立了“招商銀行”及“中國銀行”兩個會計科目，因此，為了區(qū)分企業(yè)銀行賬 戶，我們可于“收付款賬戶”下設(shè)“招商銀行”及“中國銀行”兩個銀行存款賬戶。
現(xiàn)金銀行賬戶的期初余額必須在初始化時錄入，賬套啟用后不允許修改或補充。
9、收支類別 
除采購、銷售業(yè)務(wù)外，企業(yè)在經(jīng)營過程中，還會產(chǎn)生一些經(jīng)營費用，如何控制、如何管理企業(yè)日常的開支，成為企業(yè)開源節(jié)流的關(guān)鍵。
為了更科學(xué)地對企業(yè)的收入費用進行管理，通過設(shè)置“收支類別”即可實現(xiàn)，在以往，企業(yè)的日常開支、營業(yè)外收入均由會計人員錄入，這樣，一方面，會計的工作量非常繁多，另一方面，重復(fù)性工作影響了企業(yè)運營的效率。
收支類別的設(shè)置，可于設(shè)置會計科目后進行。比如，我們在“管理費用”下設(shè)立了“差旅費”及“招待費”等會計科目，為有效地對企業(yè)的收入、支出項目進行管 理，我們可于“收支類別”下設(shè)置類似于“管理費用－差旅費”、“管理費用—招待費”等類別。
10、帳務(wù)初始化的數(shù)據(jù)錄入： 
帳務(wù)數(shù)據(jù)初始化時，“本年年初”一欄不需要填寫，當(dāng)填寫“期初余額”和“本年累計”之后，系統(tǒng)會自動計算出本年年初數(shù)。
11、權(quán)限的控制 
企業(yè)管理系統(tǒng)不是一個人就可以獨立操作的，它需要企業(yè)內(nèi)部各個職能部門共同協(xié)調(diào)運用和執(zhí)行，因此，我們必須對各部門的操作人員使用系統(tǒng)的權(quán)限進行設(shè)置。考 慮到各企業(yè)德實際情況各有不同，本軟件提供了人性化的授權(quán)策略——OGHP策略。
在權(quán)限設(shè)定前，企業(yè)必須統(tǒng)計操作本系統(tǒng)的使用部門及各部門的操作人員名單，比如，本例子中，使用本系統(tǒng)的部門及人員如下：
行政部：林浩德
財務(wù)部：林謹
銷售部：朱槿、陳建平
采購部：湯秀春、余建國
了解使用部門及使用人員后，我們權(quán)限設(shè)定時，可以使用如下的授權(quán)策略：
操作員—>組—>授權(quán)
比如，朱槿與陳建平為銷售部員工，在企業(yè)的應(yīng)用中，根據(jù)該員工的工作性質(zhì)，他們只能填制銷售類單據(jù)及查看銷售類報表，因此，在“操作員定義及權(quán)限”時，企 業(yè)可把銷售部看成是一個“銷售組”，然后再對該“銷售組”進行統(tǒng)一的授權(quán)（即授予該“組”具有相應(yīng)的銷售權(quán)限，可授予該部門具體查看、瀏覽、新增、修改、 刪除、執(zhí)行、打印、打印定制的權(quán)限），通過權(quán)限的分配后，許亮及劉勁就自動繼承了“銷售組”的所有權(quán)限。通過這樣的授權(quán)方法，就可以大大地減少授權(quán)工作 量，也簡化了授權(quán)的操作。
當(dāng)然，對于一些個別的人員的個別權(quán)限的設(shè)置，可以直接的單獨對該人員進行授權(quán)，完全不影響其它人員的權(quán)限。
四、業(yè)務(wù)處理流程操作說明 
1、采購部門 
采購部門主要處理企業(yè)采購貨品時所填制的采購類單據(jù)，單據(jù)由采購部門的員工負責(zé)，針對采購部員工的授權(quán)可以只授權(quán)采購模塊，當(dāng)然同個部門里還可以對每個模塊進行細分，使分工進行得更細。
考慮到文具行業(yè)的業(yè)務(wù)流程的多樣性，針對采購管理，我們提供了靈活多變的采購管理流程。當(dāng)企業(yè)與供應(yīng)商簽訂相應(yīng)的采購訂貨單時，在軟件里制作相應(yīng)的采購訂單，采購訂單只是一種對采購意向做記錄的單據(jù)，單據(jù)在保存后，不會對任何數(shù)據(jù)產(chǎn)生影響。如果訂單不需要執(zhí)行，可以使用“中止執(zhí)行”的功能使單據(jù)作廢；當(dāng)然，在日常業(yè)務(wù)中時常會發(fā)生“貨已到、發(fā)票未到”的情況，對未知采購單價的貨品通過軟件制作估價入庫單據(jù)辦理暫時入庫的手續(xù)；當(dāng)收到發(fā)票，只需開具采購收貨單，引用相應(yīng)的估價入庫單進行保存，系統(tǒng)會自動生成對應(yīng)的紅字估價單沖回原有估價單，并做相應(yīng)的會計處理；采購收貨單是用于對貨品辦理入庫手續(xù)，視情況可以引用采購訂單或估價入庫單進行編制，也可以直接開具；采購付款是 指對采購所發(fā)生的貨款進行支付。做應(yīng)付款或預(yù)付沖應(yīng)付時需引用對應(yīng)的采購收貨單，也可以直接做預(yù)付款或應(yīng)付轉(zhuǎn)預(yù)付。如果退回預(yù)付款，可直接做預(yù)付款的紅字 單據(jù)。如果因退回已付款的收貨單、同時選擇了沖抵往來造成應(yīng)付款大于貨款，可使用應(yīng)付轉(zhuǎn)預(yù)付將紅字應(yīng)付轉(zhuǎn)為預(yù)付款；對于退貨業(yè)務(wù)可通過采購?fù)素?/STRONG>來實現(xiàn)，正常情況下建議退貨時引用對應(yīng)的采購收貨單或現(xiàn)款采購單進行編制。一般情況下，已付清款項的采購收貨退回時使用“退回現(xiàn)款”，反之則使用“沖抵往來”。多變的采購業(yè)務(wù)提供現(xiàn)款采購，用于對“一手交錢、一手交貨”這種及時付清往來款項的業(yè)務(wù)進行處理，可以免去先收貨、后付款的操作，使處理的過程更加簡單、直接。
2、銷售部門 
銷售部門主要處理企業(yè)銷售貨品時所填制的銷售類單據(jù)，銷售部門的各個業(yè)務(wù)員必須被授權(quán)才可以進行開單，由于銷售是一個涉及金錢的比較敏感的業(yè)務(wù)，考慮到保 密的情況，軟件提供了操作員只能開出或看到自己的倉庫的設(shè)置以及業(yè)務(wù)員只能看到自己的銷售業(yè)績報表。銷售訂單、銷售開單、銷售收款、銷售退貨、現(xiàn)款銷售：等單據(jù)與采購模塊中相應(yīng)單據(jù)的操作類似，不做重復(fù)解釋；委托代銷：用于將商品委托其他客戶進行銷售的業(yè)務(wù)處理，代銷結(jié)算是指對委托代銷的商品與受托客戶進行結(jié)算。如果發(fā)生代銷商品的退貨業(yè)務(wù)，未結(jié)算的商品直接在委托代銷單中選擇“委托退貨”的單據(jù)類型進行編制；如果商品已結(jié)算，則需要開具銷售退貨單并引用對應(yīng)的代銷結(jié)算單；
3、倉庫管理 
對于文具用品行業(yè)這種商品流通型企業(yè)而言，在日常業(yè)務(wù)中不存在生產(chǎn)過程，所以領(lǐng)料單、退料單、產(chǎn)品進倉單這三種單據(jù)一般不進行編制。當(dāng)然，如果有領(lǐng)用辦公用品等特殊的行政領(lǐng)料業(yè)務(wù)發(fā)生時，可以使用領(lǐng)料單進行編制；另外需要注意的是，產(chǎn)品進倉單指的是產(chǎn)成品的驗收入庫，并不是對采購回來的貨品進行入庫，所以，在開具采購收貨單后，不能再開具相同的產(chǎn)品進倉單；倉庫調(diào)撥單：指的是對不同倉庫之間的貨品進行調(diào)撥處理。在本軟件中，只支持倉庫間的同價調(diào)撥，換而言之，調(diào)撥單中的貨品單價不允許修改；庫存變動單：用來處理庫存商品的臨時變動業(yè)務(wù)，這一業(yè)務(wù)只會在實際庫存報表中反應(yīng)；組裝與拆卸：用于對可進行由若干獨立貨品合并成另一種獨立貨品，或者一獨立貨品分解成若干獨立貨品的業(yè)務(wù)處理。做組裝或拆卸之前，都需要先在組裝后或拆卸前的貨品的基本資料中設(shè)置組成元素資料，對于文具行業(yè)如果有某些文具的套裝需要自行包裝，可通過組裝拆卸來完成；庫存盤點：用于對賬面庫存與實際的庫存之間的一致性進行盤點調(diào)整，或?qū)��?jīng)營過程中商品的溢、損進行處理。其中，藍字表示盤盈，紅字表示盤虧；存貨調(diào)價：用于調(diào)整庫存商品的成本價。需要特別注意的是，存貨調(diào)價必須遵循會計的謹慎性原則和可變現(xiàn)凈值孰低法原則，在企業(yè)持續(xù)經(jīng)營中因歷史成本與市面價值出現(xiàn)偏差的情況時才進行成本價的調(diào)整。所以，不允許使用存貨調(diào)價單對由于操作失誤或者計算中出現(xiàn)的錯誤進行修正；
4、財務(wù)部門 
做為公司的財務(wù)部門主要是負責(zé)公司財務(wù)的業(yè)務(wù)，在軟件里體現(xiàn)為現(xiàn)金銀行、帳務(wù)管理、固定資產(chǎn)、工資管理模塊。除了日常的進銷存業(yè)務(wù)外，企業(yè)肯定會有一些其它的日常經(jīng)營活動，這些業(yè)務(wù)由財務(wù)部通過現(xiàn)金銀行模塊進行操作；對于公司的固定資產(chǎn)，我們提供了詳細全面的固定資產(chǎn)模塊進行管理，其中要注意會計期間本期增加的固定資產(chǎn)本期不計提折舊，下期開始計提折舊；本期減少的固定資產(chǎn)本期照提折舊，下期停止計提折舊；對于公司的員工工資，我們專門開辟了工資模塊進 行科學(xué)的計算，其中要注意的是員工的基本工資必須先在員工資料中錄入，基本工資將作為固定數(shù)據(jù)參與工資計算，計算工資前，需要先設(shè)置工資的項目和項目之間 的計算公式。公式必須填寫完整，并檢測通過才能正常進行計算；由于我們的帳套是進銷存與帳務(wù)結(jié)合使用，所以進銷存和現(xiàn)金銀行中發(fā)生的業(yè)務(wù)，都將自動生成憑 證，都可以在軟件里的帳務(wù)管理模塊查找到，如果企業(yè)的財務(wù)方面還有其它的憑證需要錄入，軟件也支持對憑證的直接錄入。
五、月末處理操作流程說明
作為進銷存和帳務(wù)結(jié)合使用的帳套，進行月末處理的流程是：先進行進銷存期末結(jié)賬，再進行帳務(wù)期末結(jié)賬。反之，先進行帳務(wù)期末結(jié)賬則會提示“當(dāng)前會計期間不能大于當(dāng)前進銷存期間，請先進行進銷存期末結(jié)賬”。
1、進銷存期末處理
a、進銷存期末結(jié)賬之前，必須先對庫存商品進行成本計算；重算庫存成本是指對本期的所有庫存商品都進行成本的重算操作。為保證庫存成本能及時、準確的反應(yīng)，建議日常操作中也定期進行重算庫存成本的操作。
b、進銷存結(jié)賬的界面上，有數(shù)據(jù)重整的按鈕，是對本期所有發(fā)生的數(shù)據(jù)都進行重新計算、整理，建議點擊該按鈕進行數(shù)據(jù)重整；
c、如果由于小數(shù)點位數(shù)累加造成的一、兩分錢偏差，或者成本異常變動而造成庫存商品數(shù)量為零而仍然有金額的情況，可在結(jié)賬過程中彈出的“庫存金額調(diào)整”窗口中進行調(diào)整。
2、帳務(wù)系統(tǒng)期末處理
a、首先需要對固定資產(chǎn)進行計提折舊；
b、對憑證進行審核、登帳，損益類科目有發(fā)生額的需要進行結(jié)轉(zhuǎn)損益，有外幣核算業(yè)務(wù)還需要進行期末調(diào)匯。如果有某一項工作沒有進行，在做期末結(jié)賬時，會有相應(yīng)的提示，根據(jù)提示再行檢查即可；
c、資產(chǎn)負債表隨時都可以查看，利潤表必須在帳務(wù)結(jié)賬后才能查看，現(xiàn)金流量表需要先設(shè)置核算現(xiàn)金流量科目、再手工進行現(xiàn)金流量分配才能生成。
六、日常維護操作說明
企業(yè)運用本軟件管理公司，帳套數(shù)據(jù)就包含了整個企業(yè)的所有業(yè)務(wù)信息資料，從另一個方面也反映了對帳套數(shù)據(jù)的保護的重要性。速達作為管理軟件的領(lǐng)導(dǎo)產(chǎn)商，對軟件的數(shù)據(jù)保護有完善的措施，使客戶用得方便，用得放心。
速達軟件采用的是實時的數(shù)據(jù)保存技術(shù)，即在操作軟件的同時，軟件都即時的將數(shù)據(jù)保存到軟件的安裝目錄里。同時，軟件提供了數(shù)據(jù)備份的保存數(shù)據(jù)文件功能，這是用戶手工的操作功能，數(shù)據(jù)備份的功能即是將帳套數(shù)據(jù)壓縮拷貝出來，與之相對應(yīng)的功能是恢復(fù)功能，即是將壓縮拷貝出來的數(shù)據(jù)恢復(fù)到軟件里，在這里，我們建議用戶是每天都做數(shù)據(jù)備份。 那么，有些客戶會問既然軟件有實時保存的技術(shù)為什么還要手工再做一次備份？這是因為作為一個電子產(chǎn)品，它是在計算機這個平臺是運作，甚至數(shù)據(jù)在網(wǎng)絡(luò)上傳 輸，大家都知道，計算機是靠電源來運作的，如果日常中突然斷電的情況有可能對計算機造成意外的損壞，也可能對我們軟件里的數(shù)據(jù)造成損壞，如果是和網(wǎng)絡(luò)連 接，網(wǎng)絡(luò)上的第三方插件或病毒的侵食不僅會對操作系統(tǒng)造成破壞，而且也有可能會破壞軟件里的帳套數(shù)據(jù)，現(xiàn)實生活中意外情況的時有發(fā)生，從用戶數(shù)據(jù)安全性的 角度出發(fā)，有必要對帳套做數(shù)據(jù)備份，這是對企業(yè)數(shù)據(jù)負責(zé)的體現(xiàn)，也是我們軟件增值功能的體現(xiàn)。
帳套持續(xù)使用一段時間后，由于數(shù)據(jù)量持續(xù)累增加大，日志文件也會不斷累增，使運行速度降低，遇到這種情況可以使用收縮帳套的功能，對帳套日志進行清空，節(jié)省占用空間，提高帳套運行速度。同時，我們建議用戶是每年年初的時候做初始數(shù)據(jù)導(dǎo)入，將帳套的基礎(chǔ)資料和期末余額轉(zhuǎn)到一個新的帳套，在新的帳套中繼續(xù)進行工作。做初始數(shù)據(jù)導(dǎo)入之前，必須先把帳套進行結(jié)賬，并且不能再錄入下一期的數(shù)據(jù)。
對不需要的帳套，可以進行刪除。刪除時可選擇放入帳套回收站或者徹底刪除，放入帳套回收站只是邏輯上的刪除，指將帳套從帳套列表中刪除，日后需要時還可以恢復(fù)進行操作；徹底刪除則是把帳套從硬盤上做完全的物理刪除，無法再進行恢復(fù)。
作為速達軟件的正版用戶都通過登錄官方網(wǎng)站免費下載合適的升級補丁進行安裝升級。每次升級到新版本之后，都需要進行帳套修復(fù)。